Pernahkan Anda melihat pengemasan barang pesanan online dari mulai proses packing hingga dikirim kepada kurir untuk di distribusikan? Ini adalah contoh dari manajemen alur kerja atau workflow. Alur dan setiap proses yang mencakup serangkaian langkah dan dirancang untuk diulang kembali adalah arti dari kata atau definisi suatu alur kerja atau workflow. Menulis sebuah postingan blog, mengajukan pesanan pembelian, SOP kebersihan, dan maintance atau check up rutin dan bahkan membuat kebiasaan di rumah Anda adalah contohnya.
Elemen pembentuk dari sebuah alur kerja (workflow)
Karena hampir semua proses dan langkah-langkah dapat dianggap sebagai kesatuan dalam alur kerja, mungkin ada banyak variasi dalam langkah dan bagian apa yang perlu Anda sertakan dalam Manajemen alur kerja Anda. Hal ini bisa menjadi sangat sesederhana mungkin atau rumit. Tetapi semua workflow memiliki setidaknya enam elemen kunci pembentuk didalamnya, yaitu sebagai berikut:
- Stakeholder: Baik Individu atau kelompok yang dipengaruhi oleh sebuah alur kerja dalam beberapa cara. Mari ambil contoh stakeholder dalam sebuah posting blog, mereka adalah: penulis, editor, dan penerbit. Anda adalah satu-satunya pemangku kepentingan dalam workflow sesuai job desk Anda, tetapi dalam sebuah tim dan divisi, Stakeholdernya adalah supervisor dan manager team Anda yang memeriksa pekerjaan Anda.
- Input: Bahan atau informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah workflow. Masukan seperti pada contoh untuk posting blog tadi adalah topik, penelitian tema, dan konten penulisan.
- Results: Hasil dari workflow dalam satu contoh tadi, postingan blog yang diterbitkan pada website.
- Steps: Tugas individu yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan alur kerja. Dalam contoh workflow posting blog, langkah-langkahnya mungkin termasuk menulis konten, mengedit karya, dan menerbitkannya secara online.
- Transformasi: Proses mengubah input menjadi output. Sebuah posting blog mengalami transformasi saat konten ditulis, diedit, dan kemudian diterbitkan.
- Kondisi: Kondisi yang harus dipenuhi agar workflow dapat diselesaikan. Jika Anda seorang blogger berbayar, syaratnya mungkin memiliki klien yang menugaskan posting atau memiliki promosi blog yang diterima oleh penerbit.
Jenis atau tipe pada alur kerja (workflow)
Selain enam elemen kunci yang konsisten di seluruh alur kerja di atas, Anda juga perlu memahami bagaimana semua workflow juga dapat dikategorikan ke dalam salah satu dari ketiga jenis dibawah ini:
- Sequence workflow (Berurutan) Jenis ini yang kebanyakan orang kenal adalah workflow yang secara berurutan, atau serangkaian langkah yang perlu diselesaikan secara berurutan, satu demi satu.
- State machine workflows (Terinci) Jika Anda terbiasa dengan agile atau Scrum, maka Anda akan mengenali bahwa ini adalah state machine workflow, atau serangkaian langkah yang perlu diselesaikan, tetapi tidak harus berurutan. Alur kerja mesin status tidak selalu sepenuhnya tanpa urutan bahkan seringkali kelompok tugas dapat dilakukan dalam fase tertentu, tetapi dalam fase tersebut, urutan langkahnya tidak penting.
- Rules-driven workflows (Alur kerja berdasarkan aturan) Jenis ini yang paling kompleks, yaitu adalah workflow yang digerakkan oleh peraturan. Alur kerja ini memiliki beberapa set of rules, dan urutan penyelesaiannya akan bervariasi bergantung pada kumpulan aturan. Karena sangat rumit, mereka sangat sulit diatur. Diperlukannya analisa untuk melihat dan mengubah aturan alur kerja menjadi pemicu “jika ini, maka itu” yang dapat menerapkan alur kerja dengan benar setiap saat.
Apa itu manajemen alur kerja (workflow)?
Manajemen alur kerja atau workflow management adalah proses merancang, membuat, mengeksekusi, dan pemantauan. Jelas, tidak setiap workflow akan memiliki manajernya masing-masing, terutama yang berkaitan dengan tugas-tugas pendukung dan atau yang berhubungan dengan kebutuhan workflow seraca keseluruhan. Workflow management sangat penting dalam pengaturan tim kerja profesional.
Manajer alur kerja atau disebut juga (workflow manager) adalah orang yang mendesain alur kerja dan mengatur pemangku kepentingan untuk mengikutinya. Biasanya, role ini bukanlah nama jabatan yang sebenarnya. Ini lebih merupakan deskripsi untuk siapa pun yang bertanggung jawab atas proses tertentu. Misalnya, jika Anda mengelola alur kerja pemrosesan penggajian perusahaan (payroll), Anda adalah manajer alur kerja, tetapi jabatan Anda yang sebenarnya mungkin terkait dengan peran Anda di HR atau Finance. Penyiapan workflow hanyalah sebuah permulaan, sesungguhnya manajer juga bertanggung jawab untuk:
- Mengatur dan menyesuaikan langkah-langkah alur kerja
- Memecahkan masalah alur kerja yang tidak berfungsi
- Menyesuaikan workflow dengan kondisi yang berubah
- Membuat dan menegakkan persyaratan dokumentasi alur kerja
- Menjaga agar semua pemangku kepentingan mengetahui dan memelihara sistem komunikasi alur kerja standar
- Mengontrol akses yang tidak cocok untuk berbagi dan terbuka
- Membuat dan mengemas laporan untuk digunakan dalam operasi manajemen proses bisnis (BPM) yang lebih besar
Apa Anda tertarik untuk membuat alur kerja atau workflow untuk tim Anda? Baik bisnis dengan tim yang kecil maupun perusahaan dengan divisi yang banyak membutuhkan manajemen alur kerja yang baik dan bisa berjalan secara otomatis. Terutama jika Anda bertugas sebagai HR untuk memanajemen karyawan, atau Finance yang perlu mengatur Payroll. Appsensi dapat membantu kebutuha alur kerja yang Anda perlukan baik itu untuk mengatur kehadiran karyawan (absensi) atau perhitungan gaji atau payroll secara otomatis. Hubungi kami disini info@appsensi.com atau isi informasi pada form di bawah ini untuk mendapatkan trial gratis software HR Appsensi:
Tulis Komentar