Apapun industri yang digeluti pada saat ini, action plan menjadi salah satu hal yang sudah pasti dibutuhkan. Action plan membantu untuk mengerjakan pekerjaan secara terstruktur dan terarah.
Selain itu, action plan juga membantu dalam proses perencanaan sekaligus memastikan bahwa setiap pekerjaan dapat selesai sesuai tenggat waktu yang berlaku. Action plan sendiri membantu untuk meningkatkan fokus dalam menyelesaikan tugas agar berjalan sesuai rencana dan tujuan yang ingin dicapai.
Key Takeaways:
- Action Plan adalah sebuah dokumen yang berisi rangkaian tugas-tugas yang perlu dikerjakan dalam sebuah timeline untuk mencapai tujuan utama yang diinginkan.
- Action Plan diperlukan untuk mempersiapkan diri dan mengantisipasi tantangan yang akan datang, serta menjaga agar tetap fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
- Dengan action plan yang efektif, produktivitas dapat ditingkatkan dan membantu dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
- Selain itu, action plan juga dapat digunakan sebagai alat pengukur kinerja.
- Manfaat dari action plan adalah dapat membantu dalam mencapai tujuan dalam waktu yang lebih cepat, digunakan sebagai panduan, dan sebagai alat pengukur kinerja.
Keberadaan action plan tentu dapat bermanfaat bagi banyak orang. Action plan sendiri dapat membuat banyak orang terasa lebih mudah saat mengerjakan berbagai pekerjaan dalam waktu yang bersamaan. Selain itu, action plan juga membantu individu maupun perusahaan yang memiliki tujuan utama untuk berinovasi dan mencapai kemajuan yang efektif.
Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang action plan, manfaat action plan, pentingnya action plan, dan tips dalam membuat action plan sesuai kebutuhan serta strategi. Mari kita ulas lebih lanjut.
Apa Itu Action Plan?
Sebelum lebih lanjut membahas tentang action plan, sebaiknya memahami terlebih dahulu tentang pengertian dari action plan.
Action plan merupakan sebuah dokumen yang berisi rangkaian tugas-tugas yang perlu dikerjakan dalam sebuah timeline untuk mencapai tujuan utama yang diinginkan. Pada dasarnya, action plan mengurai berbagai proses yang dilakukan dalam mencapai tujuan agar dapat dilakukan secara teratur.
Sebuah action plan yang baik memberikan tenggat waktu atau tanggal jatuh tempo untuk setiap proses yang dilakukan. Hal ini bisa digunakan untuk memastikan kapan sesuatu harus dikerjakan dan diselesaikan.
Pada dasarnya, action plan bisa dimanfaatkan di segala situasi profesional, baik kebutuhan personal individu maupun perusahaan. Tidak hanya itu, action plan juga bisa dimanfaatkan untuk memudahkan dalam mengawasi berjalannya suatu proyek dan kinerja karyawan.
Mengapa Action Plan Diperlukan?
Kadang-kadang bisnis tidak menyisihkan cukup waktu untuk merancang action plan sebelum melakukan tindakan atau proyek tertentu, untuk mengurangi risiko kegagalan. Action plan adalah cara untuk mempersiapkan diri dan mengantisipasi tantangan yang akan datang, serta menjaga agar tetap fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
Dengan action plan yang efektif, tentu dapat meningkatkan produktivitas dan membantu dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan yang baik akan membuat semua pihak lebih siap untuk mengatasi hambatan yang mungkin akan dihadapi, mengidentifikasi peluang yang ada dan mengambil keputusan yang tepat dalam situasi yang sulit.
Selain itu, action plan juga dapat digunakan sebagai alat pengukur kinerja, dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan yang direncanakan. Dengan mengikuti action plan yang telah ditetapkan, Anda maupun perusahaan akan lebih fokus dan lebih mudah untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Apa Manfaat Action Plan?
Pada dasarnya, ada beberapa manfaat yang didapat dengan menerapkan action plan. Manfaat utama dari adanya action plan adalah Anda dapat terbantu untuk mencapai tujuan yang ingin diraih dalam waktu yang lebih cepat.
Manfaat lain dari adanya action plan adalah dapat digunakan sebagai panduan pada saat bekerja. Melalui action plan, Anda dapat memahami apa saja pekerjaan yang harus diselesaikan. Hal ini tentu membantu karena menyelesaikan pekerjaan menjadi lebih teratur.
Selain itu, action plan juga membantu dalam membuat struktur pekerjaan semakin jelas. Dengan action plan, Anda dapat mengetahui detail pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dahulu dan uraian pekerjaannya.
Tidak hanya itu, memanfaatkan action plan juga dapat membantu dalam mengetahui prioritas pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dahulu. Oleh karena itu, Anda dapat melakukan pekerjaan tanpa ada yang tertinggal. Ditambah, keberadaan action plan juga membuat timeline pekerjaan menjadi semakin terarah dan tidak terasa terburu-buru.
Baca juga: Mengenal Definisi, Jenis dan Contoh Strategi Bisnis
Bagaimana Cara Membuat Action Plan untuk Mencapai Tujuan?
Walau sekilas terlihat mudah, ternyata membuat action plan merupakan sebuah hal yang menantang karena ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan. Lalu bagaimana cara membuat action plan yang benar?
Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat action plan yang bisa ditiru dan diterapkan di segala situasi profesional.
1. Tentukan Tujuan yang Ingin Dicapai dengan Metode SMART
Hal pertama yang perlu Anda lakukan dalam merancang action plan adalah dengan menentukan tujuan yang ingin dicapai.
Sebelum Anda beraktivitas atau mengerjakan sesuatu, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa tujuan yang hendak dicapai dan hasil yang ingin didapatkan.
Anda bisa menentukan tujuan melalui metode SMART, yaitu:
- Specific : Tujuan terdefinisi secara spesifik dan jelas
- Measurable: Pastikan ada indikator untuk mengukur perkembangan pekerjan
- Attainable: Pastikan bahwa tujuan yang ingin dicapai realistis dan dapat diraih dengan sumber daya, tim, waktu, uang, dan pengalaman yang ada
- Relevant: Buat tujuan yang ingin Anda capai agar tetap relevan dengan kemampuan serta kebutuhan
- Time-based: Berikan tenggat waktu untuk masing-masing tugas yang dikerjakan.
Dengan menggunakan metode SMART, Anda dapat menjabarkan tujuan yang ingin dicapai menjadi lebih mudah dipahami.
2. Tulis Daftar Tugas dan Rencana Tindakan yang Wajib Dikerjakan
Langkah kedua yang perlu Anda lakukan saat membuat action plan adalah menulis daftar tugas dan tindakan yang harus dikerjakan.
Sebaiknya, Anda harus mencantumkan semua tugas yang dilakukan, termasuk dengan tanggal jatuh tempo dan tim yang bekerja pada tugas tersebut. Melalui cara tersebut, Anda dapat mengetahui apa saja tugas, fungsi, dan tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh Anda maupun tim.
Dalam melakukan langkah ini, pastikan bahwa setiap tugas yang Anda tulis dapat dijabarkan dengan jelas dan dapat dicapai dengan sumber daya yang ada.
3. Buat Timeline Kerja, Deadline, dan Prioritas Kerja untuk Mencapai Target
Selanjutnya, langkah ketiga yang perlu Anda lakukan adalah membuat timeline kerja, deadline, dan prioritas kerja. Setelah menyusun tugas dan tanggung jawab yang perlu dilakukan, langkah ini merupakan langkah untuk menyempurnakan tugas tersebut.
Langkah ini bisa dilakukan dengan mengatur ulang tugas yang perlu dikerjakan sesuai dengan kerangka waktu yang ada. Hal ini penting agar Anda dapat mengetahui progress dan menjalankannya secara konsisten.
Saat melakukan langkah ini, konsultasikan terlebih dahulu dengan anggota tim terkait. Hal ini penting untuk menyesuaikan waktu dan kapasitas sebelum menentukan deadline.
4. Tentukan Sumber Daya yang Dibutuhkan
Jika sudah menentukan timeline serta deadline, maka langkah selanjutnya adalah menentukan dan memastikan sumber daya yang dibutuhkan. Semakin besar proyek yang dijalankan juga membutuhkan sumber daya yang lebih banyak juga.
Pastikan sumber daya yang dibutuhkan dengan menentukan kemampuan yang ada di dalam tim terlebih dahulu. Selanjutnya, tentukan anggaran dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan.
Dengan begini, sebuah proses project management dapat berjalan dengan baik karena tugas dan sumber daya sudah dipastikan semuanya.
5. Terjemahkan Action Plan melalui Visualisasi dan Dokumen
Langkah selanjutnya adalah dengan menciptakan visualisasi dari action plan yang sudah dibuat. Hal ini perlu karena Anda ingin semua orang yang ada di dalam tim dapat memahami apa saja yang perlu dilakukan.
Komunikasikan dengan jelas apa saja pekerjaan yang harus dikerjakan, tenggat waktu, tim yang terlibat, serta ketersediaan sumber daya. Tidak hanya itu, Anda juga harus memastikan bahwa dokumen action plan dapat diakses dengan mudah oleh semua anggota tim.
6. Pantau Perkembangan dan Evaluasi Hasil
Langkah terakhir yang harus dilakukan adalah memantau dan melacak progress dari proyek yang dilakukan. Sebaiknya, Anda meluangkan waktu untuk melihat bagaimana perkembangan tim terhadap situasi di dalam proyek
Anda juga dapat menandai tugas-tugas yang telah dikerjakan serta memahami apa saja tugas yang masih tertunda progresnya. Dari situ Anda dapat mengetahui apa saja yang perlu ditingkatkan untuk menemukan solusinya.
Selain itu, sebaiknya Anda juga turut mengevaluasi kemajuan progress dari proyek Anda. Dari situ, Anda bisa memahami apa hambatan dan hal yang bisa ditingkatkan.
Baca juga: Realisasikan Visi dengan Program Kerja Perusahaan yang Baik
Tips dalam Memantau dan Mengelola Tim dalam Proyek
Mengelola seluruh anggota dalam sebuah tim tentunya menjadi sebuah tantangan tersendiri.
Appsensi dapat membantu Anda untuk mengelola karyawan perusahaan dan meningkatkan efektivitas tim melalui beragam fiturnya. Dengan Appsensi, kerja tim dapat terbantu karena mencatat absensi dengan tepat serta mengurus payroll menjadi semakin mudah
Konsultasikan kebutuhan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda bersama Appsensi. Klik di sini untuk info lebih lanjut.
