Dalam dunia pengarsipan dan bisnis, dokumen menjadi elemen krusial dalam menjalankan proses operasional sehari-hari. Tanda terima dokumen adalah prosedur yang sering dianggap kurang penting bagi beberapa orang. Namun, sebenarnya hal tersebut memainkan peran vital dalam mengelola arsip dengan efisien, dan memberikan bukti transaksi yang sah.
Oleh sebab itu, artikel ini akan membahas tentang apa itu tanda terima dokumen, mengapa penting untuk menggunakannya, serta manfaat dan langkah-langkah praktis dalam mengimplementasikannya.
Key Takeaways:
- Tanda terima dokumen adalah sebuah bukti atau rekam jejak fisik yang menunjukkan bahwa sebuah dokumen telah diterima oleh penerima yang dituju. Hal ini biasanya mencakup informasi tentang dokumen yang diterima, tanggal penerimaan, identitas penerima, serta tanda tangan atau stempel untuk memverifikasi penerimaan tersebut.
- Tanda terima dokumen berperan penting dalam proses pengarsipan untuk mencegah kehilangan, mengurangi konflik atau kesalahpahaman, serta berguna sebagai keamanan dan validitas transaksi.
- Terdapat beberapa komponen yang tak boleh luput pada proses pembuatan tanda terima dokumen, seperti judul, tanggal penerimaan, identitas penerima, keterangan barang, tujuan penyerahan dokumen, dan tanda tangan.
Pengertian Tanda Terima Dokumen
Tanda terima dokumen adalah sebuah bukti tertulis atau rekam jejak fisik yang menunjukkan bahwa sebuah dokumen telah diterima oleh penerima yang dituju. Hal ini biasanya mencakup informasi tentang dokumen yang diterima, tanggal penerimaan, identitas penerima, serta tanda tangan atau stempel untuk memverifikasi penerimaan tersebut.
Pentingnya Tanda Terima Dokumen dalam Pengarsipan
1. Mencegah Kehilangan
Dalam lingkungan bisnis yang sibuk, banyak dokumen yang beredar setiap harinya. Tanpa tanda terima, mudah bagi sebuah dokumen untuk hilang di antara tumpukan berkas atau tercecer di meja. Dengan adanya tanda terima, penerimaan dokumen akan terekam dengan jelas, sehingga meminimalisasi risiko kehilangan dan mempermudah dalam pencarian kembali jika diperlukan.
2. Mengurangi Konflik dan Kesalahpahaman
Tanda terima dokumen juga membantu mengurangi potensi konflik atau kesalahpahaman antara pengirim dan penerima. Ketika sebuah dokumen penting disampaikan, terkadang bisa timbul perbedaan interpretasi atau pertanyaan mengenai apakah dokumen tersebut telah diterima atau belum. Dengan tanda terima yang sah, semua pihak terlibat dapat yakin bahwa dokumen telah berhasil disampaikan dan diterima oleh penerima yang dituju.
3. Keamanan dan Validitas Transaksi
Dalam dunia bisnis, banyak jenis transaksi yang membutuhkan pertukaran dokumen, seperti kontrak, perjanjian, atau pesanan. Dengan adanya tanda terima dokumen, transaksi tersebut menjadi lebih aman dan sah secara hukum. Tanda terima menjadi bukti bahwa semua pihak telah menyetujui dan menerima dokumen tersebut. Selain itu, hal ini juga berguna untuk menghindari potensi tuntutan hukum di masa depan.
Baca juga: 7 Contoh Lengkap Surat Penawaran Barang untuk Berbagai Bisnis
Manfaat dan Fungsi Tanda Terima Dokumen
1. Dokumentasi Perusahaan dan Kontrol Internal
Dengan adanya bukti serah terima ini, perusahaan bisa mengetahui bahwa karyawan atau staf yang diberikan tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen telah melakukan tugasnya. Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk menghindari kesalahan pengiriman yang mungkin akan muncul nantinya, seperti dokumen atau barang tertukar, salah alamat pengiriman, atau bahkan kehilangan.
2. Efisiensi Pengelolaan Arsip
Dengan tanda terima dokumen, pengarsipan dan pencarian kembali dokumen menjadi lebih teratur dan efisien. Setiap dokumen yang masuk atau keluar akan tercatat dengan jelas dalam catatan, sehingga memudahkan Anda dalam melacak dan mengorganisir arsip.
3. Meningkatkan Profesionalisme
Penggunaan tanda terima dokumen menunjukkan tingkat profesionalisme Anda dalam mengelola sebuah bisnis. Hal ini juga mencerminkan keteraturan, ketelitian, dan tanggung jawab dalam proses administrasi dan operasional perusahaan.
4. Memperkuat Reputasi dan Kepercayaan
Dengan menerapkan tanda terima dokumen, perusahaan atau organisasi Anda dapat membangun reputasi yang baik dan meningkatkan tingkat kepercayaan dari klien atau mitra bisnis. Dalam transaksi yang melibatkan jumlah besar uang atau informasi penting, tanda terima dokumen menjadi indikator bahwa segala sesuatu dilakukan dengan transparansi dan akuntabilitas.
Langkah Praktis dalam Implementasi Tanda Terima Dokumen
1. Persiapan Tanda Terima
Sebelum membuat surat tanda terima dokumen atau barang penting lainnya, ada baiknya jika Anda mengetahui format tanda terima yang tepat. Berikut adalah gambaran umum dari format tanda terima yang diperlukan:
- Judul: Ini menjadi hal penting yang harus Anda perhatikan saat membuat surat tanda terima, baik uang, dokumen, maupun barang lainnya. Selain menjadi identitas utama, pemberian judul yang tepat juga memudahkan Anda saat melakukan pencarian atau pengarsipan.
- Tanggal Penerimaan: Anda tidak boleh lupa untuk mencantumkan tanggal pada tanda terima dokumen. Selain bisa menjadi bukti transaksi bagi Anda dan pihak penerima, hal ini juga memberi kemudahan untuk melakukan proses pelacakan jika terjadi suatu masalah dalam kegiatan transaksi.
- Identitas Penerima: Hal ini diperlukan untuk mengetahui siapa pihak yang menerima dokumen, sehingga ketika hilang atau tertukar, Anda mengetahui siapa yang harus dihubungi. Beberapa identitas penerima yang diperlukan adalah nama lengkap, pekerjaan, alamat dan nomor telepon.
- Keterangan Barang: Beri penjelasan detail mengenai jenis barang yang diterima, seperti dokumen ijazah atau surat kontrak. Kemudian, sertakan pula detail fisik dari barang tersebut, seperti nama bendanya, warna, perihal, lampiran, nomor, dan semacamnya. Jika barang yang diterima adalah uang, Anda harus menyebutkan nominalnya secara rinci.
- Tujuan Penyerahan Dokumen: Pada bagian ini, Anda harus mengisi tujuan diserahkannya dokumen dengan jelas, seperti untuk kepentingan bisnis, pembayaran, administrasi atau perihal lainnya.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim dan penerima merupakan hal terakhir yang tidak boleh Anda lewatkan karena hal ini merupakan bukti sah secara hukum dalam surat tanda terima.
2. Sosialisasi Kebijakan Tanda Terima
Anda harus memastikan semua staf yang terlibat memahami pentingnya tanda terima dokumen dan menjelaskan setiap langkah yang harus diikuti. Dalam sosialisasi kebijakan tanda terima dokumen, Anda bisa menggunakan berbagai metode, seperti pertemuan atau presentasi langsung, materi tertulis, pelatihan khusus, atau penggunaan teknologi informasi seperti intranet perusahaan untuk mendistribusikan informasi secara efisien.
3. Konsistensi dalam Proses Penerimaan Dokumen
Pastikan setiap kali ada dokumen yang diterima, proses penerimaan dokumen selalu dilakukan dengan cara yang sama, dan mencatat tanda terima dengan benar. Pentingnya konsistensi dalam proses penerimaan dokumen adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang diterima sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Hal ini juga membantu mencegah kesalahan, mengurangi risiko hukum, dan memastikan keadilan dan keakuratan dalam proses yang melibatkan dokumen.
4. Simpan Tanda Terima dengan Baik
Pastikan semua tanda terima dokumen disimpan dengan baik dalam sistem pengarsipan yang teratur dan aman. Gunakan metode pengarsipan yang mudah diakses dan dilacak. Anda bisa memilih media penyimpanan yang aman untuk menyimpan tanda terima. Ini bisa berupa sistem fisik seperti folder, lemari arsip, dan lemari besi. Selain itu, Anda juga bisa menyimpan dokumen dalam bentuk digital dengan menggunakan sistem penyimpanan elektronik atau perangkat penyimpanan data yang aman.
Baca juga: Panduan Membuat Surat Domisili Perusahaan
Arsipkan Dokumen Anda Bersama Appsensi
Tanda terima dokumen merupakan langkah penting dalam pengelolaan arsip dan bisnis secara keseluruhan. Dengan menerapkan prosedur ini, perusahaan atau organisasi dapat menghindari kehilangan dokumen, mengurangi potensi konflik atau kesalahpahaman, serta memperkuat keamanan dan validitas transaksi.
Dalam lingkungan bisnis yang sibuk, banyak dokumen yang beredar setiap harinya. Tanpa tanda terima, mudah bagi sebuah dokumen untuk hilang di antara tumpukan berkas atau tercecer di meja. Pekerjaan ini tentu saja tidak mudah. Anda dapat melakukan kesalahan saat melakukan penyimpanan dokumen penting seperti surat kontrak kerja staf Anda. Mungkin alat bantu untuk memantau beban kerja akan sangat membantu Anda.
Atas tingginya kebutuhan tersebut, Appsensi hadir sebagai aplikasi absensi mobile yang memberikan win to win solution bagi perusahaan dan karyawan melalui berbagai fitur menarik dan bermanfaat seperti absensi online, laporan kehadiran, pengajuan cuti dan lembur, pengajuan klaim, payroll, laporan aktivitas, dan masih banyak fitur lainnya.
Appsensi juga menyediakan berbagai fitur yang dapat membuat proses kerja HRD dalam mengawasi kesesuaian di lapangan dengan yang tertulis dalam dokumen surat kontrak kerja, menjadi lebih efisien. Fitur Laporan Aktivitas di Appsensi akan membantu HRD untuk memonitor aktivitas karyawan selama bekerja dan HRD dapat menarik laporannya baik secara harian maupun bulanan.Â
Tertarik untuk menggunakan layanan dari Appsensi? Anda dapat menghubungi kami di sini. Jika masih ragu, Anda juga bisa mencoba aplikasi mobile attendance Appsensi secara gratis selama 30 hari.
Jika tertarik untuk melihat bagaimana Appsensi dapat mempermudah pekerjaan saat ini, Anda bisa langsung menghubungi kami melalui link ini dan konsultasikan hak yang menjadi kebutuhan perusahaan Anda.
