Bisnis selalu mencari cara untuk menjadi lebih efisien dan meningkatkan produktivitas, dan sebagai hasilnya, mereka mengadaptasi berbagai metodologi yang dibuat untuk tujuan khusus ini. Salah satu metode populer yang banyak digunakan di berbagai industri adalah Kanban.
Kanban telah menjadi salah satu kerangka kerja manajemen proyek yang paling dikenal, karena menawarkan visualisasi proses yang hebat dan kolaborasi yang mudah.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang apa yang diperlukan dan bagaimana menerapkan kerangka kerja Kanban ke tim Anda, artikel ini tepat untuk Anda.
Key Takeaways:
- Kanban adalah kerangka visual dan informatif untuk mengelola tim Anda dan mengoptimalkan proses kerja.
- Prinsip inti Kanban terdiri dari: memulai dengan alur kerja yang ada, batasi tugas, hormati peran dan tanggung jawab yang ada, serta mendorong kepemimpinan di semua tingkatan.
- Kanban terdiri dari kartu, kolom, limit dalam “work in progress”.
- Kanban board berfungsi untuk meningkatkan produktivitas, memberikan visibilitas yang lebih baik, meningkatkan efisiensi, serta menawarkan fleksibilitas.
Apa itu Kanban?
Kanban adalah framework yang pertama kali dikembangkan pada tahun 1940-an oleh Taiichi Ohno di Jepang. Satu-satunya tujuan dari sistem ini adalah untuk memastikan praktik manufaktur ‘Just-in-time‘, yang memungkinkan bisnis untuk meminimalkan waktu tunggu dan jumlah persediaan yang siap disimpan oleh perusahaan.
Taiichi Ohno mengambil nama Kanban dari kartu berwarna yang melacak produksi dan memesan pengiriman suku cadang atau bahan baru saat habis.
Kanban adalah kata dalam bahasa Jepang yang secara langsung diterjemahkan menjadi “kartu visual”, jadi sistem kanban berarti menggunakan isyarat visual untuk mendorong tindakan yang diperlukan agar proses tetap mengalir.
Sejak saat itu, framework ini berevolusi dan berubah untuk mengakomodasi kebutuhan tempat kerja modern.
Kanban dikenal karena kemudahan penggunaan dan visualisasi prosesnya di Kanban board. Itu memungkinkan pengguna untuk mengontrol proses dan menemukan backlog dengan cepat.
Prinsip Inti Kanban
Metode kanban memiliki beberapa prinsip inti yang menentukan bagaimana proses terjadi dan bagaimana anggota tim harus terlibat dalam proses tersebut.
1. Mulailah dengan alur kerja yang ada
Kerangka kanban menekankan pada membuat perubahan kecil dan bertahap. Oleh karena itu, tim harus memulai dengan alur kerja yang ada dan terus meningkatkan prosesnya.
2. Batasi tugas yang ada
Penting bagi tim untuk menyadari batasannya sendiri dan membatasi “work in progress” yang sesuai. Mengambil lebih dari yang dapat Anda tangani hanya akan membuang waktu dan berdampak negatif pada proyek.
3. Hormati peran dan tanggung jawab yang ada
Alasan penting keberhasilan Kanban adalah karena tidak mengharuskan organisasi merombak total budaya kerja yang ada. Banyak organisasi menolak metodologi modern karena mereka merasa tidak nyaman dengan perubahan.
Dengan Kanban, efisiensi ditingkatkan sambil tetap berada dalam batas-batas penyiapan yang ada.
4. Mendorong kepemimpinan di semua tingkatan
Metodologi manajemen proyek seperti metode tradisional memerlukan persetujuan dari manajer proyek bahkan untuk tugas terkecil sekalipun.
Kanban memberikan kebebasan mengambil keputusan kepada individu yang mengerjakan tugas. Dengan demikian, calon pemimpin masa depan dapat terus belajar dari kesalahan mereka dan meningkatkan pekerjaan mereka.
Bagian dari Kanban Board
Kanban board mewakili keseluruhan proyek, dan biasanya terbagi menjadi tiga bagian utama:
- Tugas yang di-request
- Tugas yang sedang dikerjakan
- Tugas yang sudah selesai
Bagian inti Kanban board adalah kartu yang mewakili tugas kerja secara visual dan kolom yang membedakan tahapan proyek.
1. Kartu Kanban
Setiap tugas akan tercatat dalam sebuah kartu. Kartu ini akan berisi informasi seperti deskripsi, tenggat waktu, dan anggota tim yang ditugaskan.
Kartu mungkin memiliki warna atau bentuk yang berbeda untuk membantu memvisualisasikan siapa yang bertanggung jawab, atau untuk mengidentifikasi mereka sebagai bagian dari keseluruhan yang lebih besar.
2. Kolom Kanban
Kolom di Kanban board membagi tahapan alur kerja yang berbeda. Kartu bergerak melalui kolom untuk menunjukkan di mana tugas berada dalam proses produksi.
3. Limit dalam “Work in Progress”
Pembatasan tugas di kolom “work in progress” memungkinkan tim untuk berkonsentrasi dan bekerja lebih efisien, tanpa banyak gangguan. Tim hanya aktif mengerjakan kartu yang ada di kolom ini; sisanya memiliki status selesai atau menunggu untuk dimulai.
Baca juga: Konsistensi adalah Kunci Sukses dalam Karier, Ini Cara Melatihnya
Bagaimana Cara Kerja Kanban Board?
Kanban board memvisualisasikan setiap langkah proses saat bergerak melalui alur kerja. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi (dan menghindari) potensi backlog agar proyek tetap berjalan sesuai rencana.
1. Kolom
Kanban board secara tradisional memiliki tiga kolom tugas: to-do, in progress dan done. Anda dapat menggunakan tiga kolom tersebut, atau membuat kolom berbeda yang mewakili proyek Anda dengan lebih baik.
Kolom baru dapat ditambahkan sesuai kebutuhan, dan dapat mencakup tujuan seperti pengembangan atau pengujian.
2. Kartu
Kartu membuat semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Setiap kartu harus berisi deskripsi tugas dan tanggal deadline. Kartu dirancang untuk mempromosikan alur kerja yang seimbang, jadi menambahkan detail ke setiap langkah merupakan komponen penting.
3. Terapkan Kartu ke Kolom
Setiap tugas kartu harus diberikan kepada anggota tim, bersama dengan dokumen atau informasi pendukung. Mereka kemudian harus diterapkan ke kolom pertama, apakah itu bernama To-Do atau judul lainnya.
4. Pindahkan Kartu Melalui Alur Kerja
Untuk menjaga kelancaran alur kerja proyek, kartu harus dipindahkan ke kolom yang sesuai saat tugas selesai. Hal ini memungkinkan setiap anggota tim untuk melihat dengan tepat di mana setiap langkah dalam prosesnya, serta mengawasi potensi backlog atau kemacetan.
Manfaat Menggunakan Kanban
Kanban board semakin populer karena banyak keuntungan yang ditawarkannya. Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan dari berbagai industri menyukai kanban.
1. Meningkatkan produktivitas
Kanban meningkatkan produktivitas Anda dengan mengalihkan fokus dari mulai bekerja hingga menyelesaikan pekerjaan.
Di Kanban, cycle time dan throughput adalah metrik utama dari produktivitas. Cycle time mengukur berapa lama tugas melewati proses Anda. Throughput mengukur berapa banyak tugas yang dikirimkan selama periode waktu tertentu.
Melacak cycle time dan throughput Anda secara konsisten menunjukkan bagaimana produktivitas Anda berubah dari waktu ke waktu. Semakin cepat tugas dapat bergerak melalui proses Anda, semakin banyak tugas yang dapat diselesaikan.
2. Visibilitas yang lebih baik
Visualisasi adalah praktik penting dari Kanban. Setiap proyek memiliki tumpukan tugas untuk diselesaikan, dan serangkaian proses menyatakan bahwa suatu tugas harus dilewati sebelum di-submit.
Dengan menggunakan Kanban board, setiap orang dapat langsung melihat bagaimana tugas bergerak melalui proses tersebut. Kesederhanaan presentasi visualnya memungkinkan Anda untuk dengan mudah menemukan backlog.
3. Meningkatkan efisiensi
Memvisualisasikan proses Anda akan menyoroti area inefisiensi dengan sangat cepat. Setelah Anda mengidentifikasi masalah, sekarang saatnya untuk mulai mengajukan pertanyaan! Backlog, tugas yang terhenti, dan “terlalu banyak pekerjaan yang sedang berjalan” akan terlihat jelas di Kanban board. Setiap kendala yang Anda hilangkan membuat proses Anda lebih lancar dan lebih efisien.
Kanban board menekankan komunikasi yang sering dan dialog yang kuat di antara anggota tim, yang akan mengarah pada peningkatan efisiensi.
4. Fleksibilitas
Bagi banyak perusahaan, usaha untuk ketangkasan bisnis didorong oleh fleksibilitas. Khususnya untuk perusahaan yang masih di tahap awal. Kebebasan untuk menanggapi dengan cepat dan tegas kebutuhan pelanggan dan tindakan pesaing Anda sangat penting untuk pertumbuhan yang sukses.
Di pasar yang terus berfluktuasi, proses bisnis Anda harus fleksibel. Menanggapi permintaan dengan cepat sama pentingnya dengan menanggapi perubahan pasar. Menggunakan Kanban memberi Anda fleksibilitas untuk membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
Manfaatkan metode Kanban board untuk setiap proyek agar setiap anggota tim memiliki fleksibilitas yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
Sifat visual Kanban board memungkinkan setiap orang untuk melihat apa yang perlu dicapai dan kapan.
Baca juga: Kaizen Artinya: Kenali Tentang Kaizen dan Cara Penerapannya
Mulailah Terapkan Metode Kanban di Perusahaan dengan Appsensi
Apa pun industri yang Anda tekuni, Kanban dapat membantu Anda mengatur pekerjaan dan menyelesaikanya secara efisien.
Kanban adalah kerangka visual dan informatif untuk mengelola tim Anda dan mengoptimalkan proses kerja.
Dengan memvisualisasikan tugas, Anda akan dapat mengoptimalkan alur kerja, mengidentifikasi kemacetan, beradaptasi dengan keadaan yang berubah, dan memperkirakan hasilnya dengan lebih baik.
Salah satu langkah awal yang dapat Anda lakukan untuk menerapkan Kanban adalah dengan menggunakan bantuan Appsensi.
Appsensi adalah software yang memunkinkan Anda untuk memonitor kehadiran karyawan di mana saja dan kapan saja. Anda juga dapat menggunakan Appsensi untuk memberikan tugas kepada karyawan dengan praktis dan bisa dilakukan di mana saja. Seluruh tugas yang dikirimkan dapat dimonitor secara real time dan tersimpan di sistem secara otomatis.
Dengan fitur tersebut, Anda bisa mencegah backlog dan melakukan follow up pada karyawan Anda bila mengalami keterlambatan.
Appsensi juga masih memiliki berbagai fitur menarik lainnya yang dapat membantu kinerja bisnis Anda. Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai Appsensi dengan menghubungi kami di sini.
