All of business need to grow. Sebuah perusahaan yang ingin terus eksis di pasaran harus terus berkembang dan beradaptasi dengan keadaan saat ini. Salah satu caranya adalah dengan melakukan workflow management melalui business process management atau sering disebut dengan BOM.
Artikel ini akan membahas mengenai serba serbi business process management dan bagaimana cara menerapkannya untuk bisnis. So, stay tune until the end.
Key Takeaways:
- Business Process Management (BPM) adalah pendekatan manajemen yang digunakan untuk mendeskripsikan, memodelkan, dan mengoptimalkan proses bisnis.
- Jika dilakukan dengan benar, BPM dapat menunjang Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), dan Business Intelligence (BI)
- Tujuan BPM adalah untuk terus meningkatkan proses bisnis yang mencakup bagaimana pebisnis mempelajari, mengidentifikasi, mengubah, dan memantau proses bisnis untuk memastikan kinerjanya berjalan lancar dan dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu.
Apa yang Dimaksud dengan Business Process Management BPM?
Pertama-tama, Anda harus mengetahui apa yang dimaksud dengan business process management. Dengan mengetahui artinya, maka Anda akan lebih mudah untuk mengimplementasikannya ke dalam bisnis.
Dilihat dari pengertiannya, business process management (BPM) is a structured approach to improving the processes organizations use to get work done, serve their customers and generate business value. Maksudnya adalah bahwa Business process management itu adalah pendekatan manajemen yang digunakan untuk mendeskripsikan, memodelkan, dan mengoptimalkan proses bisnis.
Hal ini diwujudkan dengan cara menggabungkan berbagai metode seperti menganalisis proses, menerapkan cara kerja dalam berbagai model atau skenario, mengimplementasikan perubahan proses, memantau proses baru.
Dari berbagai pemaparan mengenai pengertian business process management ini dapat disimpulkan bahwa manajemen proses bisnis merupakan sebuah disiplin yang luas, dinamis dan melibatkan berbagai aspek perusahaan.
Manajemen proses bisnis mencakup peran organisasi, aturan, strategi, tujuan bisnis, serta elemen lain yang terus berubah.
Manfaat Business Process Management
Setelah mengetahui pengertian dari business process management, kini saatnya melihat apa saja manfaatnya ketika sebuah perusahaan mengaplikasikan strategi business process management ini.
Seperti yang Anda ketahui bersama, Sebuah bisnis perlu melakukan improvisasi secara berkala untuk menyesuaikan diri dengan kondisi konsumennya. Salah satu caranya adalah dengan membuat semua sistem yang ada pada bisnis sejalan dengan tujuan yang akan dicapai sekaligus sesuai dengan kondisi demografi konsumen.
Melakukan proyek business process management adalah salah satu langkah yang bisa ditempuh untuk mewujudkan hal tersebut. Di bawah ini merupakan beberapa manfaat yang bisa perusahaan Anda dapatkan dari melakukan business process management.
1. Meningkatkan profit penjualan
Manfaat pertama dari business process management adalah meningkatkan nilai profit penjualan perusahaan. Hal ini bisa terjadi karena business process management dapat membantu perusahaan meningkatkan kualitas kinerja Sumber Daya Manusia serta produktivitas kerja. Hal tersebut tentunya dapat mempengaruhi profit atau keuntungan perusahaan. Semakin baik kualitas sumber dayanya, maka semakin banyak barang yang dihasilkan.
Jika sudah begitu, perusahaan akan lebih mudah untuk mendapatkan keuntungan dari penjualan produk yang laris dipasaran dalam jumlah besar.
Di samping itu, business process management juga akan selalu mengarahkan perusahaan untuk menerapkan proses yang cenderung hemat biaya, berisiko rendah, dan cepat. Karena itu, penerapan BPM dalam bisnis juga bisa mendorong terciptanya efisiensi biaya
2. Meningkatkan skill beradaptasi bisnis
Kondisi pasar akan selalu berubah-ubah. Situasi serta kondisi yang tidak pasti menjadi salah satu tantangan yang hampir selalu dihadapi oleh bisnis.
Dengan menjalankan business process management atau BPM, bisnis akan cenderung lebih siap menghadapi perubahan-perubahan tersebut. Business process management dapat membantu bisnis lebih mampu beradaptasi atau agile ketika berhadapan dengan kondisi tidak menentu.
Melalui manajemen proses, Anda bisa melakukan perubahan atau meningkatkan proses bisnis. Selain itu, dengan menjalankan business process management, secara tidak langsung Anda juga sedang melakukan improvisasi terhadap skill berbisnis Anda.
3. Memastikan proses bisnis sesuai dengan permintaan konsumen
Fungsi business process management yang tak kalah pentingnya adalah memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan konsumen.
Ciri perusahaan yang bisa berkembang dengan cepat adalah mampu memahami keinginan masyarakat sebagai target pasar utama.
Dengan menerapkan BPM, perusahaan bisa dengan mudah melakukan evaluasi mengenai produk yang dihasilkan. Bila tidak sesuai dengan keinginan pasar, maka perubahan bisa dilakukan baik untuk sebagian proses produksi maupun secara keseluruhan
4. Mengurangi risiko error
Dalam sebuah bisnis, error atau kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja sering kali terjadi. Oleh karena itu, dengan bantuan business process management, adanya risiko error ini dapat diminimalisir.
Business process management akan membentuk quality control terhadap segala sesuatu yang terjadi dalam bisnis. Sehingga jika ada kesalahan dapat lebih mudah terdeteksi di awal dan tidak mengganggu keseluruhan aktivitas marketing maupun branding.
5. Meminimalisir hilangnya dana
Setiap proses produksi yang dijalankan, harus dilaporkan secara berkala untuk memudahkan proses evaluasi. Bila pengiriman laporan dilakukan secara manual, ada kemungkinan data akan hilang terlebih jika tidak dilakukan penyimpanan dalam sistem komputerisasi.
Data tersebut meski sudah tak digunakan, tetap harus disimpan sebagai bagian dari inventarisasi. Dengan menerapkan BPM melalui aplikasi, otomatis data akan tersimpan dan tentunya lebih aman. Kalaupun diperlukan suatu saat ini, bisa dengan mudah ditemukan
6. Evaluasi yang membangun
Melakukan evaluasi proses bisnis itu bukanlah hal yang mudah, terlebih evaluasi proses produksi dengan komoditas barang yang sangat beragam.
Ada banyak tugas yang harus dikerjakan oleh tim evaluasi proses bisnis. Jika tidak dilakukan secara cermat, hasilnya mungkin saja tidak sesuai dengan kondisi lapangan.
Berhubung kini manajemen proses bisnis sudah tersedia dalam bentuk aplikasi atau software, evaluasinya pun lebih mudah. Berkat hal tersebut, prosesnya lebih cepat dan risiko kesalahan pun minimal.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Action Plan, Contoh, dan Cara Membuatnya
Alasan Kenapa Perusahaan Harus Menggunakan Business Process Management
Meskipun sudah mengetahui manfaat dari business process management, masih terbesit pertanyaan yang belum clear yakni apa alasan yang menjadikan sebuah bisnis itu sangat perlu melakukan business process management?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, ada setidaknya tiga poin penting yang akan menjadikan Anda semakin mantap untuk sesegera mungkin menjalankan business process management. Penjelasan lebih lengkapnya, yuk lihat di bawah ini.
1. Memudahkan monitoring aktivitas karyawan
Alasan pertama sebuah bisnis perlu sesegera mungkin melakukan business process management ialah agar lebih mudah melakukan controling dan monitoring aktivitas para karyawan.
Seperti yang Anda ketahui, bahwa setiap karyawan adalah investasi berharga bagi perusahaan. Kualitas mereka akan mendukung sumber daya perusahaan dalam rangka menyukseskan tujuan dari perusahaan tersebut.
Oleh karena itu, perlu dilakukan monitoring dan controling untuk memastikan bahwa karyawan bekerja dengan baik dan produktivitasnya terjaga.
Salah satu cara untuk lebih mudah melakukan monitoring dan controlling ini adalah dengan melakukan business process management. Dengan begini, Anda dapat mengetahui dan melakukan improvement terhadap sistem kerja yang berjalan selama ini.
2. Efektivitas dan Efisiensi
Alasan kedua untuk segera menggunakan business process management adalah efektivitas dan efisiensi yang ditawarkan di belakangnya.
Melalui BPM, segala aktivitas perusahaan akan terkontrol dan terstruktur dengan baik. Sehingga tidak ada lagi pekerjaan yang memberatkan dan tidak sesuai job description masing-masing karyawan.
Semakin efektif sebuah pekerjaan, maka semakin mudah pula bagi karyawan untuk mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Efektifitas dan efisiensi ini bisa Anda dapatkan dengan menggunakan business process management.
3. Menghemat waktu
Alasan selanjutnya kenapa perusahaan perlu sesegera mungkin menyusun proyek business process management adalah untuk menghemat waktu dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan perusahaan umumnya didesain dengan sangat tinggi untuk kesuksesan di masa depan. Untuk itu, dibutuhkan kerja keras dan waktu yang tidak sebentar untuk bisa mewujudkan tujuan tersebut. Apalagi jika kondisi work flow perusahaan tidak mendukung untuk melakukan produktivitas kerja. Hal ini tentu akan semakin membuat waktu menunggu kesuksesan semakin panjang.
Oleh karena itu, dibutuhkan strategi khusus untuk bisa memangkas waktu untuk mencapai tujuan perusahaan ini. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan proyek business process management.
Melalui proyek ini, Anda akan menemukan solusi atas segala permasalahan yang dapat menghambat tercapainya tujuan perusahaan. Selain itu, dengan sistematika kerja yang jelas, tentu waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut jadi jauh lebih singkat dari sebelumnya.
Baca juga: Mengenal Definisi, Jenis dan Contoh Strategi Bisnis
Langkah Business Process Management
Jika Anda ingin melakukan sebuah manajemen proses bisnis, ada beberapa tahapan yang perlu Anda lakukan. Berikut ini merupakan step-by-step yang perlu Anda lakukan dalam upaya menjalankan business process management.
1. Perencanaan dan Strategi
Langkah pertama untuk memulai suatu proses pastinya diperlukan perencanaan dan strategi yang tepat agar hasil yang didapatkan sesuai dengan yang di inginkan. Hal ini juga berlaku ketika akan menyusun sebuah business process management. Perencanaan dan penentuan strategi yang matang ini tentunya akan berpengaruh dalam proses bisnis.
Pastikan bahwa strategi yang Anda buat telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh konsumen serta selaras dengan tren yang sedang berjalan.
2. Desain Proses Bisnis
Tahapan selanjutnya adalah sebuah tahapan yang memberikan gambaran secara jelas dari suatu proses bisnis di perusahaan.
Pada proses ini, Perusahaan perlu menyusun secara rinci bagaimana keseluruhan desain mulai dari produk, brand identity, hingga brand visual guide. Semua desain ini harus clear dari awal agar strategi selanjutnya dapat dijalankan dengan lebih mudah.
3. Implementasi
Setelah merancang dan menentukan desain proses bisnis, tahapan selanjutnya adalah melakukan implementasi proses tersebut dalam menjalankan bisnis. Lakukan uji coba terlebih dahulu dalam beberapa hari untuk memastikan strategi yang ditentukan berhasil dijalankan dengan baik atau tidak.
Jika dalam beberapa hari hasilnya baik, maka dapat diteruskan ke step selanjutnya, namun juga tidak, Anda perlu membuat plan cadangan.
4. Pemantauan
Setelah proses implementasi bisnis dijalankan, maka kini tibalah di tahap pemantauan.
Pada tahap ini hal yang perlu dilakukan ialah melakukan pelacakan dan pemantauan secara terus menerus terhadap strategi bisnis. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan untuk memastikan keberhasilan dari proses yang sudah diterapkan.
5. Meningkatkan proses bisnis
Ketika proses pemantauan menunjukkan hasil yang positif, maka kini saatnya menjalankan sentuhan terakhir yakni improvement. Pada tahap ini, Anda perlu memperbaiki dan mengembangkan proses yang sudah ada.
Pasalnya, pada sistem Business process management, sangat memungkinkan bila suatu bisnis mempertahankan kualitas serta kinerja dari proses yang sudah ada sebelumnya. Namun tidak menutup kemungkinan bahwa bisnis tersebut memerlukan improvisasi strategi di waktu tertentu untuk bisa bersaing dengan kompetitor.
Melalui pembinaan, maka dapat ditentukan apakah sebuah bisnis memerlukan inovasi atau peningkatan terhadap proses yang sudah berjalan.
Tantangan dalam Melakukan Business Process Management
Perlu diakui bahwa melakukan business process management bukanlah hal yang mudah. Banyak tantangan baik dari dalam maupun luar yang menghambat jalannya business processess .
Di bawah ini merupakan beberapa hambatan atau challenges paling umum yang sering dirasakan oleh para perusahaan ketika mereka melakukan business processess management.
1. Kondisi perusahaan yang kaku dan human centric
Kondisi perusahaan yang kaku biasanya sulit berubah. Untuk meningkatkan kelincahan sebuah perusahaan membutuhkan waktu. Kondisi inilah yang dapat menghambat jalannya business process management.
Untuk menyelesaikan permasalahan ini dengan cepat, para pemimpin harus membimbing tim untuk mengidentifikasi akar penyebab daripada dengan mudah menunjuk kambing hitam.
Selain itu, pemimpin juga perlu mulai untuk mengizinkan proporsi waktu karyawan digunakan untuk mengejar ide-ide baru atau mengalokasikan sejumlah dana untuk mendukung proyek percobaan.
Dengan cara-cara tersebut, seiring waktu, perusahaan akan lebih fleksibel dalam menerima ide maupun masukan baru yang akan memyukseskan business processs management.
2. Minimnya keterlibatan karyawan
Masalah kedua yang sering dihadapi adalah minimnya keterlibatan karyawan dalam sebuah proses management bisnis. Umumnya, karyawan akan terpecah menjadi tiga kelompok yakni, Kelompok pertama,biasanya terdiri atas 20 persen karyawan. Mereka akan bergembira dan menyambut dengan baik ketika diberikan tanggung jawab untuk terlibat dalam proyek ini.
Karyawan dalam kelompok kedua, yang biasanya terdiri dari sekitar 60 persen dari tenaga kerja. Mereka umumnya tidak keberatan dengan proyek, tetapi akan membutuhkan bimbingan ekstera, serta jaminan tentang peran mereka, mereka akan skeptis sebelum mereka dapat melaksanakan secara efektif.
Kemudian 20 persen sisanya akan merespons secara negatif dan aktif mematikan proyek, mengubah proses bisnis yang telah dirancang oleh perusahaan.
Dalam situasi seperti ini, Anda harus memanfaatkan energi orang-orang dalam kelompok pertama untuk memimpin proyek menuju sukses, sebagian dengan mendorong mereka untuk bekerja dengan rekan-rekan mereka di kelompok kedua, yang bersedia tetapi mungkin tidak yakin bagaimana untuk melanjutkan.
Namun, Anda juga perlu berhati-hatilah untuk mengabaikan kenegatifan dari 20 persen karyawan yang tersisa. Usahakan agar mereka yang tidak setuju tidak ikut campur terlalu jauh dan sikap Anda tidak menyinggung mereka.
3. Platform business process management yang digunakan
Setiap pelaksanaan business process management, selalu membutuhkan platform khusus untuk bisa memudahkan semua prosesnya. Namun, tidak semua platform bisa berjalan dengan mulus tanpa kendala ketika digunakan.
Masalah pada platform ini yang bisa mengganggu proses business process management yang telah direncanakan.
Oleh karena itu, apa pun mereknya Anda perlu melakukan pengecekan sebelum memutuskan untuk menggunakannya. Platform BPM tersebut harus memiliki perpaduan antara engine UI, engine process, dan engine database. Hal ini memungkinkan fleksibilitas dan perubahan yang diperlukan untuk mengakomodasi proses unik di negara berkembang seperti Indonesia.
4. Kurangnya komitmen dan dedikasi pimpinan
Ketika tim manajemen benar-benar berkomitmen untuk mencapai tujuan, para pemimpin menarik semua rintangan/halangan. Investasi sumber daya, orang, dan sumber daya lainnya mengalir untuk menginisiasi business process management.
Namun, berbeda halnya ketika manajemen tidak sepenuhnya berkomitmen, maka prioritasnya akan mudah diubah. Staf dan tim tidak diberdayakan untuk mencapai tujuan yang ditugaskan, dan ada ketidakjelasan tentang peran dan tanggung jawab.
Kekacauan dapat terjadi sebagai akibat kurangnya komunikasi yang efektif.
Untuk menghasilkan komitmen terhadap perubahan, semua orang perlu memahami mengapa organisasi mengambil proyek, dan apa arti perubahan yang akan menimpa mereka sebagai individu.
Tim perlu memahami dampak perubahan yang akan terjadi pada organisasi dan pada kehidupan dan peran mereka sehari-hari. Selain itu, pimpinan juga sudah selayaknya mendukung suatu perubahan proses dan menjelaskan dampaknya terhadap karyawan.
Kegagalan memikul tanggung jawab itu adalah alasan utama proyek BPM gagal.
Baca juga: Mengenal Business Model Canvas dalam Perencanaan Bisnis
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan pada artikel ini maka dapat disimpulkan bahwa business process management merupakan sebuah upaya yang bisa dilakukan oleh owner bisnis untuk membuat bisnisnya semakin berkembang dan laris dipasaran.
Adapun dalam prosesnya, business process management akan melakukan cara-cara seperti mendeskripsikan, memodelkan, dan mengoptimalkan proses bisnis. Jika semua cara ini berhasil dilakukan dengan benar, maka bukan tidak mungkin bahwa business process management dapat menunjang aktivitas seperti Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (SRM), Enterprise Resource Planning (ERP), dan Business Intelligence (BI).
Business process management juga memiliki banyak manfaat, beberapa di antaranya adalah menambah profit penjualan, mengurangi risiko kerugian, meminimalisir error saat melakukan pekerjaan, sehingga memudahkan proses evaluasi perusahaan.
Sebuah bisnis yang ingin bertumbuh dengan cepat dan memenangkan kompetisi pasar, harus sesegera mungkin menjalankan business process management ini. Alasannya adalah karena dengan bantuan business process management, anda bisa melakukan tiga aktivitas sekaligus, yakni pemantauan aktivitas karyawan, menghemat waktu produksi, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan.
Meskipun business process management terlihat memiliki banyak keunggulan, nyatanya seperti halnya strategi lain, business process management juga menyimpan berbagai kekurangan. Beberapa di antaranya ialah biaya yang mahal dan harus dilakukan oleh orang-orang yang benar-benar ahli di bidangnya.
Jika dilakukan dengan benar dan tepat sasaran, adanya business process management akan sangat membantu untuk menentukan kesuksesan bisnis di masa depan.
Memaksimalkan Aktivitas Business Process Management BPM dengan Aplikasi Appsensi
Melihat betapa pentingnya sebuah business processes management, maka akan lebih baik jika semua lini perusahaan mendukung hal tersebut. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan digital transformation. Digital transformation for business bisa dilakukan dengan memilih aplikasi yang mendukung pekerjaan para HRD di perusahaan.
Appsensi adalah aplikasi yang telah digunakan oleh berbagai HRD dari perusahaan ternama di Indonesia sehingga terbukti kualitasnya.
Memiliki 3 fitur utama yakni presensi online otomatis, payroll, dan Earn Wage Access(EWA), membuat Appsensi menjadi aplikasi terbaik yang menawarkan kemudahan pekerjaan bagi HRD di seluruh Tanah Air.
Tertarik dengan fitur yang ada di Appsensi? tunggu apa lagi, yuk kunjungi website Appsensi untuk cari tahu informasi yang lebih lengkap. Klik link ini sekarang juga!
