Catatan kehadiran karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Catatan ini tidak hanya berguna untuk mengetahui kapan seorang karyawan tidak hadir ke tempat kerja selain di hari libur, tetap juga berguna untuk menilai kinerja orang-orang yang terlibat di dalam aktivitas sebuah perusahaan. Ada banyak manfaat lain dari penggunaan attendance management baik yang dikelola secara manual maupun menggunakan perangkat lunak (software) komputer.
Ada keputusan dan kebijakan yang kemudian bisa diambil berdasarkan catatan tersebut. Data atau informasi yang diperoleh dari sistem pengelolaan catatan kehadiran akan menjadi salah satu dari banyak informasi dan data lain yang digunakan untuk menilai kinerja para karyawan. Hal inilah yang membuat perangkat lunak untuk melakukan pengelolaan data kehadiran berikut durasi atau waktu kerja seorang karyawan menjadi alat yang penting bagi departemen sumber daya manusia atau human resource department.
Semakin mudah sebuah data dicatat dan dikelola maka akan semakin mudah untuk memanfaatkan data tersebut. Poin inilah yang sebaiknya dikenali oleh semua pemilik atau pengelola perusahaan tentang arti pentingnya memiliki dan mengelola sebuah sistem pencatat dan pengolahan data kehadiran karyawan.
Mengenal Sistem Attendance Management
Secara umum istilah attendance management merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola data yang diperoleh dari catatan kehadiran dari karyawan sebuah perusahaan. Sistem ini bisa digunakan untuk melacak dan melihat kembali catatan kehadiran dari setiap karyawan.
Sistem ini akan mencatat kapan seorang karyawan masuk kerja dan kapan karyawan tersebut tidak masuk kerja. Pada perkembangannya, sistem pencatatan kehadiran ini juga bisa diaplikasikan untuk mencatat aktivitas bekerja dari rumah.
Hasil dari pencatatan ini umumnya digunakan untuk menilai kinerja atau produktivitas seorang karyawan. Konteks penilaian yang diberikan akan berkaitan dengan waktu atau durasi bekerja yang dilakukan oleh karyawan. Semakin banyak seorang karyawan melakukan aktivitas bekerja maka kontribusinya bagi perusahaan akan semakin banyak.
Berdasar analisis sederhana tersebut maka bisa dikatakan bahwa sistem sebuah attendance management bisa digunakan untuk memantau kinerja para karyawan. Hasil analisis kinerja ini kemudian bisa digunakan untuk melihat pengaruhnya terhadap pertumbuhan dan perkembangan sebuah perusahaan yang pada akhirnya juga bisa dipakai untuk menilai profitabilitas dari perusahaan tersebut.
Perkembangan Teknologi Sistem Attendance Management
Sistem pencatatan kehadiran pada awalnya dilakukan dengan cara analog atau manual; karyawan yang datang menuliskan nama atau menandai kehadiran pada sebuah form. Kemudian cara ini dikembangkan dengan melibatkan teknologi baru, salah satunya adalah penggunaan kartu dan alat cetak yang menuliskan waktu. Cara ini dilakukan dengan memasukkan waktu ke mesin presensi yang akan mencetak jam, menit dan detik terkait kapan kartu tersebut dimasukkan dalam alat cetak yang menandakan kehadiran seorang karyawan.
Metode ini kemudian terus dikembangkan menjadi murni berupa pencatatan digital. Sistem attendance management ini kemudian dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak atau software. Perangkat lunak ini akan mencatat variabel-variabel yang diinginkan ke dalam tabel pencatatan kehadiran seperti tanggal, hari dan waktu kedatangan serta waktu kepulangan. Data yang dikumpulkan melalui perangkat lunak ini kemudian bisa digunakan sebagai bahan melakukan berbagai analisis seperti penilaian kehadiran hingga perhitungan efisiensi kinerja seorang karyawan.
Mengapa Attendance Management Merupakan Sistem yang Menjadi Kebutuhan Perusahaan?
Penggunaan software atau aplikasi attendance management bisa memangkas beragam kerepotan dan menghasilkan banyak kemudahan. Penggunaan perangkat lunak ini bisa dengan mudah mengatasi masalah administrasi karyawan di bagian Human Resource, khususnya untuk catatan presensi absensi karyawan. Penggunaan perangkat lunak ini juga bisa menggantikan penggunaan perangkat keras presensi yang membutuhkan penggunaan autentikasi sidik jari. Artinya tidak ada lagi kebutuhan pengadaan dan perawatan perangkat fingerprint untuk pengelolaan data kehadiran karyawan.
Kemudahan yang bisa ditawarkan dari tidak adanya penggunaan atau kebutuhan alat fingerprint ini salah satunya adalah fleksibilitas melakukan presensi kedatangan maupun kepulangan karena karyawan tidak perlu berkumpul di alat pencatat kehadiran karena harus membubuhkan sidik jari. Selain itu data yang harus dikelola oleh pihak HR akan langsung masuk ke dalam database tanpa perlu memindahkan dari mesin fingerprint. Artinya ada satu langkah pengelolaan data yang bisa dilewati untuk efisiensi.
Pengolahan data yang lebih mudah dan fleksibel juga bisa diperoleh ketika data kehadiran yang berasal dari perangkat lunak attendance management bisa dihubungkan dengan sistem penggajian. Perhitungan penggajian akan menjadi lebih praktis dan bisa dengan cepat dilakukan dengan kombinasi kedua sistem tersebut.
Data digital yang diperoleh dari sistem attendance management tidak hanya lebih mudah dikelola, namun juga lebih mudah untuk disimpan. Salah satu keuntungan terbesar dari data digital adalah ukurannya yang tidak besar dan bisa disimpan dengan mudah, baik itu disimpan pada perangkat hard drive pada sebuah komputer ataupun dimasukkan dalam penyimpanan awan atau cloud storage yang bisa diakses kapanpun serta di manapun.
Berdasarkan koleksi data yang sudah disimpan ini maka bisa dilakukan beragam analisis yang memiliki tujuan-tujuan tertentu. Kebijakan yang bertujuan meningkatkan kinerja karyawan bisa dirancang berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari basis data yang berasal dari masukan data para karyawan melalui sistem attendance management.
Implementasi Absensi Online Bagi Kemajuan Lembaga
Implementasi aplikasi presensi atau absensi secara online bisa memberi banyak keuntungan bagi sebuah lembaga, baik itu lembaga komersial seperti perusahaan ataupun lembaga pelayanan publik seperti instansi pemerintah. Akurasi dan koleksi data yang diperoleh dari sistem attendance management bisa sangat berguna untuk mengelola sumber daya manusia hingga melakukan efisiensi dalam pengelolaan lembaga. Hal inilah yang membuat sistem pencatatan kehadiran secara online bisa menjadi solusi meningkatkan efisiensi.
Sistem pencatatan kehadiran atau attendance management ini bisa digunakan untuk membuat laporan mulai dari laporan kehadiran hingga penggajian. Selain itu juga bisa digunakan untuk merancang kebijakan mulai dari penjadwalan karyawan hingga strategi efisiensi ketenagakerjaan.
Salah satu sistem attendance management yang bisa diandalkan dan memiliki ragam fitur berguna adalah Appsensi. Aplikasi attendance management ini memiliki fitur mobile attendance. Fitur ini memungkinkan karyawan dan perusahaan sebagai pengguna untuk mencatat presensi atau kehadiran dan kepulangan secara online dan mobile. Artinya sistem ini bisa digunakan untuk melakukan pencatatan jam kerja ketika karyawan melakukan Work from Home ataupun tugas-tugas kedinasan yang mengharuskan karyawan tersebut meninggalkan kantor.
Fitur mobile attendance bisa memungkinkan seorang karyawan sebagai pengguna aplikasi untuk melakukan presensi dari lokasi manapun. Sedangkan pihak perusahaan atau lembaga bisa mencatat atau mencari tahu lokasi presensi dilakukan serta mencatat waktu check in atau waktu mulai bekerja dan waktu check out atau waktu ketika mengakhiri aktivitas bekerja. Mode ini memungkinkan pengawasan aktivitas kerja karyawan sekaligus mencatat jam kerja yang dijalani.
Terdapat beberapa variabel yang dilibatkan dalam pencatatan mobile attendance ini seperti pemindaian wajah dan penandaan lokasi yang menguji validitas presensi yang dilakukan oleh karyawan sebagai salah satu pihak pengguna aplikasi. Pihak admin perusahaan sebagai pengelola data dan pihak pengguna aplikasi di sisi yang lain bisa memperoleh laporan kehadiran secara real time. Pihak admin masih bisa melakukan koreksi kehadiran jika terjadi kesalahan input ataupun ada masalah koneksi yang membuat karyawan tidak memungkinkan melakukan input data check in maupun check out.
Selain itu masih terdapat beberapa fitur lain dari Appsensi yang bisa sangat berguna bagi perusahaan seperti kemudahan mengelola jadwal atau shift, hari libur serta pengajuan cuti. Laporan aktivitas karyawan yang terpantau melalui mobile attendance juga bisa diakses sepenuhnya oleh pihak admin. Penerapan aturan seperti denda keterlambatan bisa langsung diakumulasikan dan dijadikan bagian laporan keuangan dalam slip gaji karyawan.
Aplikasi Appsensi yang berbasis cloud sangat fleksibel dan memudahkan pengolahan dan pengelolaan data. Artinya pihak admin juga memiliki kesempatan melakukan mobile activity dengan bekerja tidak hanya di satu tempat saja.
Seorang admin tidak perlu membawa pulang data atau perangkat keras jika sudah memiliki kebutuhan perangkat keras untuk mengelola data yang sudah diunggah ke cloud storage.
Sisi layanan Appsensi sebagai sebuah sistem attendance management yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan adalah akses gaji yang fleksibel dan terintegrasi dengan sistem penggajian dari perusahaan. Sistem ini bisa menunjukkan transparansi catatan penggajian sekaligus fleksibilitas dalam melakukan penarikan gaji. Fitur ini bisa juga digunakan sebagai sistem edukasi finansial sekaligus untuk meningkatkan semangat kerja yang pada akhirnya menaikkan produktivitas karyawan.
Baca juga: Attendance Software dan Penggunaannya yang Bermanfaat bagi Perusahaan
