Kehadiran di tempat kerja dapat memiliki dampak yang luas. Untuk meminimalkan ketidakhadiran dan mendorong keseimbangan kehidupan kerja, penting untuk memiliki kebijakan kehadiran yang menunjukkan kepada karyawan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan terkait cuti. Jika Anda sedang mengembangkan kebijakan kehadiran untuk bisnis Anda, tips dalam panduan ini dapat membantu Anda membuatnya lebih efektif.
Key takeaways:
- Catatan kehadiran memberikan informasi yang akurat mengenai kehadiran karyawan, yang mencakup total jam kerja dan total cuti. Informasi ini sangat penting untuk menghitung penggajian secara akurat dan menentukan hak karyawan atas berbagai tunjangan, seperti cuti sakit dan semua jenis cuti lainnya
Bagaimana kehadiran mempengaruhi tempat kerja?
Kehadiran sangat penting di tempat kerja. Ketika karyawan hadir dan tiba di tempat kerja tepat waktu, hal ini membantu menjaga segala sesuatu berjalan dengan lancar. Berikut adalah beberapa dampak potensial dari kehadiran yang buruk:
- Karyawan lain harus mengambil alih pekerjaan, yang dapat menurunkan moral karyawan
- Semangat kerja juga dapat menurun dan kerja sama tim dapat terganggu jika karyawan dengan tingkat kehadiran yang baik mulai membenci karyawan yang sering absen
- Anda mungkin harus membayar karyawan pengganti, atau karyawan lain mungkin harus bekerja lembur, yang meningkatkan tarif gaji mereka dan membuat Anda harus mengeluarkan lebih banyak uang
- Produktivitas yang lebih rendah dapat memperlambat proyek, yang mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat
- Proses kerja dan interaksi dengan pelanggan menjadi tidak konsisten jika ditangani oleh orang yang berbeda. Hal ini dapat meningkatkan kesalahan dan merusak pengalaman pelanggan
Mengapa Catatan Kehadiran Karyawan Penting?
Catatan kehadiran memberikan informasi yang akurat mengenai kehadiran karyawan, yang mencakup total jam kerja dan total cuti. Informasi ini sangat penting untuk menghitung penggajian secara akurat dan menentukan hak karyawan atas berbagai tunjangan, seperti cuti sakit dan semua jenis cuti lainnya.
Selain itu, catatan ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi pola kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, sehingga dapat mengatasi masalah sebelum menjadi masalah besar. Beberapa di antaranya adalah keterlambatan dan ketidakhadiran yang berlebihan, yang dapat mempengaruhi produktivitas dan kinerja bisnis secara keseluruhan. Alasan lain untuk menyimpan catatan kehadiran adalah untuk mematuhi hukum dan peraturan hukum seperti undang-undang ketenagakerjaan. Bagaimanapun juga, catatan kehadiran karyawan sangat penting untuk mengelola kinerja, produktivitas, dan kepatuhan karyawan.
Melacak Kehadiran di Tempat Kerja
Memiliki sistem pelacakan yang dapat diandalkan membantu Anda memantau kehadiran karyawan. Beberapa sistem lebih mudah daripada yang lain karena otomatisasi. Pertimbangkan opsi pelacakan ini:
Pelacakan manual
Jika Anda menjalankan perusahaan kecil, Anda mungkin melacak kehadiran secara manual. Satu orang menangani kehadiran dan menandai orang yang tidak hadir ketika mereka tidak ada di tempat. Ini adalah opsi yang paling dasar, namun bisa memakan waktu. Karyawan juga mudah datang terlambat atau pulang lebih awal jika tidak ada yang mengawasi mereka.
Timesheet
Opsi tradisional lainnya adalah meminta karyawan mengisi lembar waktu, baik secara fisik maupun online. Karyawan dapat melacak waktu di bawah proyek yang berbeda jika Anda menginginkan rincian tentang bagaimana mereka menggunakan waktu mereka. Opsi ini memakan waktu bagi karyawan dan departemen penggajian, dan mudah bagi karyawan untuk berbohong tentang waktu mereka.
Key card
Alih-alih kartu tradisional dengan pencatat waktu, banyak bisnis menggunakan sistem kartu kunci. Karyawan cukup memindai kartu mereka untuk masuk atau keluar.Namun, mudah bagi karyawan untuk memberikan kartu kunci kepada karyawan lain, sehingga mereka dapat mencatat waktu masuk dan membuatnya tampak seolah-olah mereka berada di tempat kerja padahal sebenarnya tidak.
Time tracking software
Perangkat lunak yang canggih dapat melacak karyawan Anda dan memantau bagaimana mereka menggunakan waktu mereka. Banyak program yang memiliki berbagai fitur yang dapat Anda gunakan, seperti pemantauan GPS untuk melihat di mana karyawan masuk dan memantau situs web dan aplikasi yang mereka gunakan di komputer kerja mereka.
Program-program ini dapat menyederhanakan penggajian karena mengotomatiskan sebagian besar prosesnya. Jika karyawan bekerja pada proyek berbeda yang ditagih atau dilacak secara berbeda, perangkat lunak ini memudahkan untuk membedakannya.
Biometrik
Sistem pelacakan kehadiran ini membutuhkan sidik jari, pengenalan wajah, pemindaian iris mata, atau data serupa untuk mencatat waktu masuk dan keluar. Pembaca data biometrik menghilangkan kemungkinan terjadinya buddy punch, di mana orang lain mencatatkan waktu masuk karyawan agar terlihat tepat waktu. Ini juga merupakan cara cepat bagi karyawan untuk melakukan absen masuk dan keluar.
Pentingnya Sistem Absensi yang Terintegrasi dengan HRIS
Saat ini, penggunaan mesin absensi konvensional sudah semakin ditinggalkan. Mesin absensi online berbasis aplikasi sudah jauh lebih berkembang. Aplikasi absensi online berbasis teknologi modern, seperti Appsensi sudah jauh melampaui kemampuan mesin absensi ceklok. Appsensi mampu mengintegrasikan absensi karyawan dengan payroll, lembur, dan banyak lainnya.
Hubungi Appsensi untuk diskusi lebih lanjut dan mendapatkan informasi tentang sistem HRIS terbaru.
