Perkembangan teknologi internet saat ini membuat hampir setiap aktivitas bisnis dapat di-outsource. Payroll merupakan salah satu kegiatan administrasi yang penting dalam perusahaan. Kegiatan ini rutin dilakukan namun memakan waktu, tenaga dan rumit. Proses payroll tidak sesederhana yang terlihat. Terdapat banyak aspek yang terkait. Beberapa di antaranya seperti pencatatan jam kerja, perhitungan benefit, perhitungan pajak, hingga lembur.
Jadi, apa manfaat payroll outsourcing pada perusahaan?
Key takeaway:
- Payroll outsourcing dalam bisnis berarti melibatkan pihak eksternal untuk menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan penggajian
- Manfaat penggunaan payroll outsourcing adalah dalam menghemat biaya, dikerjaan oleh seorang ahli, serta akurat & cepat
- Kekurangan penggunaan payroll outsourcing adalah pengawasan yang lebih sedikit, dan keamanan data yang kurang terjamin.
Definisi Payroll Outsourcing
Payroll outsourcing dalam bisnis berarti melibatkan pihak eksternal untuk menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan penggajian. Outsourcing berfungsi penggajian yang umumnya dilakukan untuk mengurangi biaya dan menghemat waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas keuangan yang berkaitan dengan penggajian. Menyewa perusahaan eksternal untuk menangani kegiatan penggajian berarti organisasi bisnis dapat menghilangkan kebutuhan untuk mempekerjakan dan melatih staf penggajian internal yang besar, membeli paket perangkat lunak yang sesuai untuk fungsi penggajian dan tetap selalu mendapatkan informasi terbaru tentang peraturan perpajakan yang rumit.
Aktivitas outsourcing dalam penggajian bermanfaat bagi semua jenis bisnis, terlepas dari organisasi yang memiliki penggajian besar atau penggajian menengah atau kecil.
Manfaat menggunakan Payroll Outsourcing
Menghemat Biaya
Dalam banyak kasus, perusahaan outsourcing dalam hal penggajian telah menetapkan bahwa hal ini lebih hemat biaya daripada mengelola penggajian secara internal. Jika fungsi-fungsi ini diserahkan kepada penyedia outsourcing payroll di negara yang umumnya memiliki gaji dan upah yang lebih rendah, sebagian besar selisih kompensasi karyawan akan ditutup oleh perusahaan klien dan penghematannya dapat menjadi signifikan.
Dengan menggunakan layanan payroll outsourcing, perusahaan tidak perlu merekrut dan melatih karyawan untuk urusan payroll, tidak perlu menghabiskan waktu dengan cara manual untuk membayar gaji karyawan.
Dikerjakan oleh Seorang Ahli
Manfaat lain dari outsourcing adalah fungsi penggajian dapat dilakukan oleh penyedia yang berspesialisasi dalam manajemen penggajian yang efektif. Bagi sebagian besar perusahaan, menjalankan fungsi penggajian secara internal tidak lebih dari tugas rumah tangga yang penting; perusahaan itu sendiri ahli dalam hal yang sama sekali berbeda.
Tentu saja, kualitas seorang outsourcing payroll akan bervariasi, namun jelas banyak perusahaan masih melihat manajer penggajian pihak ketiga ini lebih efektif daripada kemampuan internal. Kesalahan yang melibatkan pajak atau kepatuhan terhadap peraturan dapat memakan waktu dan biaya untuk menyelesaikannya, jadi ada insentif yang kuat untuk melakukan semuanya dengan benar pada kali pertama. “Menyerahkannya kepada ahlinya” bisa sangat bermanfaat bagi perusahaan besar dengan tanggung jawab penggajian yang kompleks dan memberatkan.
Akurat & Cepat
Payroll outsourcing dapat membantu perusahaan dalam menghitung gaji karyawan yang terdiri dari berbagai macam komponen seperti tunjangan, iuran BPJS, pajak penghasilan, dan sebagainya. Gaji akan diproses secara cepat dan juga akurat.
Kekurangan Menggunakan Payroll Outsourcing
Pengawasan Lebih Sedikit
Menggunakan payroll outsourcing berarti melepaskan pengawasan langsung terhadap setidaknya beberapa dari sekian banyak prosesnya. Meskipun perusahaan klien tetap bertanggung jawab menetapkan ekspektasi dan dipaksa untuk memantau keberhasilan penyedia, tidak ada pengganti yang nyata untuk tingkat pengawasan yang dicapai melalui pengelolaan fungsi penggajian secara internal.
Penurunan Keamanan Data
Mungkin yang lebih mengkhawatirkan lagi adalah meningkatnya risiko pembobolan data sensitif yang tak terelakkan oleh payroll outsourcing. Meskipun banyak program berbasis cloud untuk manajemen data penggajian menggunakan server terenkripsi dan firewall untuk keamanan, namun program ini merupakan target yang menarik untuk aktivitas jahat.
Risiko keamanan data seperti ini tidak akan pernah benar-benar hilang, namun mentransfer informasi sensitif (nomor Jaminan Sosial, informasi rekening bank, dan sejenisnya) ke luar perusahaan dan berpotensi ke seluruh dunia memang meningkatkan eksposur.
Mudahkan pengelolaan Payroll dengan Appsensi
Bagi Anda yang membutuhkan tools untuk menghitung penggajian yang akurat, gunakan software HR Appsensi yang dapat diandalkan. Aplikasi absensi mobile ini menyediakan fitur payroll yang akan membantu staf keuangan menyiapkan dokumen take home pay secara akurat. Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan fitur lain seperti earned wage access atau tarik gaji lebih awal yang dapat membantu pengaturan keuangan para karyawan untuk mampu mandiri secara finansial. Gunakan Appsensi untuk kebutuhan bisnis serta perusahaan Anda. Isi form di sini untuk mendapatkan GRATIS TRIAL 30 HARI:
Tulis Komentar