Kehadiran tetap menjadi sebuah perhitungan bahkan saat telah bekerja sekalipun. Setiap perusahaan harus mengeluarkan laporan kehadiran karyawannya untuk diserahkan kepada atasan. Kini perusahaan dapat menggunakan aplikasi untuk mencatat kehadiran seluruh karyawan secara otomatis dan lebih akurat.
Apa Itu Laporan Kehadiran Karyawan?
Laporan kehadiran merupakan laporan yang merangkum informasi kehadiran karyawan setiap hari. Isi laporan tersebut terdiri dari form hadir dan form absensi karyawan. Seperti yang diketahui bahwa kehadiran menjadi salah satu pertimbangan dalam menilai kualitas karyawan. Meskipun ada beberapa hari di mana karyawan tidak dapat hadir dengan alasan tertentu yang bisa dimaklumi.
Kehadiran karyawan dalam bekerja juga kerap diberi nilai lebih dengan penghargaan. Penghargaan, reward atau insentif tersebut bertujuan agar karyawan lebih semangat hadir untuk bekerja. Saat menyusun laporan absensi karyawan, perusahaan tentu harus menyesuaikan dengan seluruh data hadir sehingga lebih akurat.
Namun penyusunan laporan secara manual dapat menimbulkan kesalahan pemasukan data kehadiran karyawan. Oleh karena itu perusahaan sudah bisa beralih pada sistem pencatatan kehadiran otomatis agar tidak terjadi kesalahan input saat pembuatan laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
Baca: Kelebihan dan Kekurangan Absensi Karyawan Manual
Fungsi Laporan Kehadiran Karyawan
Pembuatan laporan untuk kehadiran karyawan memiliki fungsi khusus bagi perusahaan, yakni:
1. Menghitung Total Jam Kerja Karyawan
Pembuatan laporan absensi karyawan akan memudahkan HRD dalam menghitung jumlah jam kerja bagi setiap karyawan. Hal itu akan memperlihatkan bahwa beban yang dikerjakan oleh para karyawan sudah sesuai atau belum dengan waktu yang diberikan. HRD akan memantau karyawan yang mampu menyelesaikan target kerja. Apabila terjadi hambatan atau beban tugas terlalu berat maka perusahaan akan mengurangi jumlah jam kerja karyawan.
2. Memantau Waktu Kedatangan dan Kepulangan Karyawan
Laporan juga dapat berfungsi sebagai pemantau waktu kedatangan dan kepulangan karyawan. Seperti yang diketahui bahwa setiap waktu datang dan pulang, karyawan harus melakukan absensi. Hal itulah yang membuat laporan kehadiran dibutuhkan. Karyawan diharapkan datang dan pulang bekerja di waktu yang telah ditentukan. Kedatangan di waktu yang tepat akan meningkatkan kedisiplinan karyawan sehingga dinilai lebih baik oleh perusahaan.
3. Mengecek Absensi
Tidak hanya mengecek waktu datang dan pulang karyawan perusahaan, laporan ini juga berfungsi untuk melihat daftar hadir karyawan. Karyawan dapat dipromosikan dengan jabatan lebih baik jika laporan absensinya baik. Apabila ada karyawan yang sering tidak hadir tanpa alasan yang maka perusahaan akan menunda proses kenaikan jabatannya. Oleh karena itu akan lebih baik jika pembuatan laporan absensi dibuat dengan benar tanpa ada kesalahan.
4. Memperlihatkan Performa Karyawan
Performa karyawan dapat dilihat tingkat kehadirannya dalam bekerja. Laporan absensi dapat dijadikan indikator dalam menilai performa karyawan selain dari penilaian kinerja secara langsung. Perusahaan dapat memantau kedisiplinan karyawan menggunakan bantuan aplikasi manajemen kehadiran.
Apalagi di masa pandemi seperti sekarang yang memaksa seluruh pihak untuk melakukan segala sesuatu dari rumah, baik itu sekolah maupun bekerja. Work from Home dapat berjalan lebih mudah dengan aplikasi absensi yang praktis dan akurat.
5. Indikator Perhitungan Gaji dan Tunjangan
Selain sebagai indikator penilaian performa karyawan, laporan kehadiran juga dapat dijadikan sebagai indikator dalam perhitungan gaji dan tunjangan. Jumlah gaji yang akan diberikan kepada karyawan dihitung dari jumlah kehadiran karyawan selama sebulan penuh. Ketika karyawan mendapatkan slip gaji, biasanya akan dilampirkan bersama jumlah izin, cuti, sakit dan lembur.
Rincian tersebut disertakan agar karyawan mengetahui jumlah gaji dan tunjangan yang diperoleh sesuai dengan absensi dan waktu lemburnya. Hal itu cukup adil dan bijak mengingat tidak semua karyawan rajin masuk kerja. Wajar jika perusahaan memberikan nilai lebih dengan cara memberikan insentif kepada karyawan yang dianggap rajin masuk kerja.
Alasan Pentingnya Laporan Kehadiran Karyawan
Ada banyak alasan dari pentingnya laporan absensi karyawan perusahaan.
1. Mengontrol Kegiatan Operasional Perusahaan
Laporan absensi karyawan digunakan sebagai bukti bukti efektif dalam memeriksa kegiatan operasional perusahaan, sudah berjalan sesuai standar yang berlaku atau belum. Apabila tidak sesuai standar maka perusahaan bisa mengubah aturannya sehingga semuanya dapat bekerja dengan lebih baik.
Perusahaan akan melihat bukti jumlah kehadiran karyawan yang hadir setiap hari, jumlah kehadiran karyawan paling sedikit dan jumlah karyawan yang sering lembur. Hal ini dapat dijadikan acuan dalam menilai kegiatan operasional perusahaan berjalan baik atau masih harus dilakukan beberapa evaluasi.
2. Memperoleh Informasi Tentang Karyawan yang Telah Sesuai Standar Perusahaan
Prosedur kehadiran karyawan harus sesuai dengan standar perusahaan. Ada banyak faktor yang berfungsi untuk menilai kinerja karyawan sebuah perusahaan. Salah satunya adalah absensi karyawan. Form absensi untuk karyawan terdiri dari jumlah karyawan yang hadir dan tidak hadir dengan dan tanpa alasan. Selain itu juga berisi tentang waktu kedatangan dan kepulangan karyawan.
Dari laporan tersebut perusahaan akan mengetahui karyawan yang memiliki performa buruk dan baik. Jumlah jam kerja karyawan juga dapat menentukan porsi bekerja karyawan sesuai atau tidak. Apabila tidak sesuai porsi, maka perusahaan akan menyesuaikannya agar karyawan bekerja secara maksimal.
3. Menjadi Tolak Ukur untuk Promosi Jabatan
Karyawan yang rajin hadir untuk bekerja akan dihargai oleh pihak perusahaan dengan memberikan promosi jabatan. Hal ini telah dijelaskan sebelumnya bahwa kehadiran berfungsi sebagai acuan dalam menentukan karyawan yang mendapatkan promosi jabatan.
Karyawan yang hadir secara rutin akan lebih mudah mendapatkan promosi jabatan dibandingkan karyawan yang sering libur. Karyawan yang hadir secara rutin dapat dinilai sebagai karyawan yang bertanggung jawab terhadap perusahaan dalam melaksanakan kewajiban dan tugasnya.
4. Memperoleh Payroll yang Lebih Akurat
Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan berhak mendapatkan gaji. Pemberian gaji tentunya disesuaikan dengan beban tugas karyawan ditambah dengan perhitungan dari daftar hadir. Selain itu tunjangan yang akan diberikan juga dihitung berdasarkan daftar hadir dan jumlah jam lembur karyawan. Semua itu berasal dari laporan kehadiran karyawan secara rutin pada tiap bulannya.
Insentif untuk Meningkatkan Kehadiran Karyawan
Insentif merupakan wujud dari penghargaan yang diberikan kepada seseorang atau kelompok, dalam hal ini adalah karyawan dengan riwayat kehadiran yang baik. Bentuk insentif yang diberikan oleh perusahaan dapat berupa finansial dan non finansial.
- Insentif finansial adalah imbalan yang berupa uang di luar gaji pokok karyawan. Perhitungan insentif ini dilakukan berdasarkan keuntungan perusahaan maupun hal yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan. Misalnya seperti jaminan hari tua, rekreasi, kesehatan dan lain sebagainya.
- Insentif non finansial adalah imbalan berupa promosi jabatan, meningkatkan lingkungan kerja dan hubungan kerja yang baik antara bawahan dan atasan.
Bagi karyawan yang ingin mendapatkan insentif tersebut maka harus meningkatkan kehadirannya. Perusahaan yang memberikan insentif bagi karyawan juga akan memiliki pandangan baik dari setiap karyawannya.
Manfaat Aplikasi Laporan Kehadiran
Kini perusahaan tidak perlu merasa kesulitan dalam mengatur laporan absensi karyawan secara manual. Telah hadir aplikasi kehadiran karyawan yang bekerja secara otomatis dan lebih akurat dalam pembuatan laporan per bulannya. Appsensi memiliki banyak fitur yang dapat digunakan oleh perusahaan guna memudahkan pekerjaan. Manfaat dari penggunaan aplikasi kehadiran antara lain:
1. Akurasi
Manusia kerap melakukan kesalahan meskipun telah disediakan perangkat pendukung. Jadi, penggunaan aplikasi ini dapat mengurangi kesalahan pada penulisan laporan absensi karyawan. Aplikasi ini akan merekam identitas karyawan secara online serta mencatat waktu yang lebih akurat sehingga meminimalkan terjadinya kesalahan. Oleh karena itu data yang diberikan saat melampirkan laporan lebih akurat.
2. Efisien
Perusahaan dapat mengelola dan memantau kehadiran secara efektif dan efisien dibandingkan pemantauan manual yang menghabiskan banyak waktu. Pemakaian aplikasi ini juga dapat mengurangi pemakaian kertas sehingga lebih ramah lingkungan. Sistem otomatis yang telah dirancang dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola absensi karyawan.
3. Visibilitas
Perusahaan dapat melakukan pengecekan ketidakhadiran karyawan dalam sekali klik saja. Laporan tersebut dapat ditampilkan secara akurat mengenai jam kerja, absen, lembur dan lain sebagainya. Setiap laporan akan disesuaikan dengan data terpusat yang meningkatkan visibilitas dan transparansi sebuah organisasi.
Oleh karena itu penggunaan aplikasi Appsensi cukup diminati, terlebih saat ini hampir semua pekerjaan dilakukan secara online dari rumah. Setelah membaca penjelasan singkat mengenai kemudahan pembuatan laporan kehadiran secara otomatis, apakah perusahaan Anda berminat untuk menggunakan sistem absensi online?Â
