Saat mendengar istilah presensi, tidak jarang banyak orang mengasosiasikan istilah ini dengan absensi. Namun, baik presensi dan absensi ternyata memiliki arti yang berbeda. Lalu, apa itu presensi?
Key Takeaways
- Secara dasar, sistem presensi digunakan untuk mencatat kehadiran seseorang di lingkungan kerja.
- Ada empat sistem presensi, yaitu fingerprint, magnetic card, password, dan digital.
Sebelum membahas lebih dalam tentang presensi, perlu diketahui bahwa sistem kehadiran karyawan yang akurat diperlukan dalam suatu perusahaan. Hal ini penting agar perusahaan mampu memastikan jika seluruh karyawan hadir sesuai ketentuan yang ada.
Data kehadiran karyawan harus dicatat seakurat mungkin karena kehadiran karyawan merupakan salah satu indikator kerja yang harus dipenuhi oleh pekerja. Selain itu, keberadaan penggunaan sistem presensi juga membantu meningkatkan produktivitas karyawan di kantor.
Artikel ini akan membahas tentang presensi, mulai dari fungsi, jenis presensi, dan sistem presensi yang ada. Pastikan Anda baca artikel ini hingga tuntas, ya!
Apa itu Presensi?
Istilah presensi berasal dari bahasa Inggris “presence” yang berarti kehadiran. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), presensi juga diartikan sebagai kehadiran. Berbeda dengan absensi yang memiliki arti ketidakhadiran menurut KBBI. Jadi, ketika kita membicarakan tentang kehadiran, istilah yang tepat adalah “presensi kehadiran,” bukan “absensi kehadiran,” karena keduanya memiliki makna yang berlawanan.
Secara dasar, sistem presensi digunakan untuk mencatat kehadiran seseorang. Biasanya, presensi diimplementasikan dalam berbagai konteks, mulai dari lingkungan kerja, sekolah, hingga acara-acara khusus. Salah satu contoh yang umum adalah pengisian daftar kehadiran.
Mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem presensi? Tujuannya adalah untuk memantau produktivitas karyawan berdasarkan kehadiran mereka. Dengan melihat persentase kehadiran karyawan, perusahaan dapat menilai apakah ada peningkatan atau penurunan produktivitas.
Hal ini sangat penting karena perkembangan bisnis perusahaan sangat tergantung pada tingkat produktivitas karyawan, dan salah satu faktornya adalah presensi karyawan. Dengan sistem presensi yang efisien, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja dan mencapai kesuksesan.
Baca juga: Bagaimana Implementasi Sistem Absensi Fingerprint di Kantor atau Pabrik?
Fungsi Presensi
Setiap perusahaan pasti memiliki sistem presensi yang berlaku bagi seluruh sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya. Sistem ini bertujuan untuk memudahkan pemantauan terhadap kinerja karyawan dan menjadi acuan dalam memberikan sanksi jika diperlukan.
Kehadiran yang tercatat dalam sistem presensi menjadi indikator penting dalam menilai produktivitas seorang karyawan. Jika ada karyawan yang sering tidak hadir tanpa alasan yang jelas, maka tindakan sesuai aturan perusahaan akan diberlakukan.
Pentingnya sistem presensi juga disebabkan oleh beberapa fungsi utama, di antaranya:
1. Menerima Data Kehadiran Karyawan
Setiap hari, perusahaan wajib mencatat data presensi kehadiran karyawan. Data ini menjadi pondasi penting untuk berbagai keperluan, seperti proses pembayaran gaji karyawan atau menentukan kenaikan gaji.
Tak hanya itu, beberapa perusahaan juga mengintegrasikan faktor kehadiran dalam perhitungan bonus atau penentuan kenaikan gaji karyawan. Oleh karena itu, keputusan terkait nominal gaji karyawan atau penerapan potongan gaji jika karyawan absen, sangat bergantung pada data presensi yang akurat. Data presensi ini menjadi kunci dalam pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.
2. Sebagai Dasar Menghitung Gaji karyawan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, presensi memiliki peranan penting untuk keputusan yang berkaitan dengan gaji. Pada dasarnya, terdapat beberapa bisnis atau perusahaan yang menerapkan sistem upah harian. Selain dari gaji pokok bulanan, para pekerja juga mendapatkan upah harian yang besarnya dihitung dari pembagian total gaji pokok dengan jumlah hari kerja dalam sebulan.
Oleh karena itu, perhitungan jumlah kehadiran karyawan menjadi sangat penting bagi tim HR untuk menentukan berapa banyak gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan di bulan tersebut.
Apabila ada karyawan yang absen tanpa keterangan, pengurangan gaji akan dilakukan sesuai dengan seberapa banyak mereka tidak masuk, dan hal ini akan tercermin pada slip gaji mereka. Data kehadiran yang akurat menjadi kunci dalam mengatur pembayaran gaji dengan tepat dan adil untuk seluruh karyawan.
3. Melihat Sisa Cuti Karyawan
Dengan adanya sistem presensi, HRD dapat dengan mudah melacak karyawan yang mengambil cuti pada bulan tertentu. Selain itu, data presensi juga memberikan informasi tentang sisa cuti yang dimiliki setiap karyawan. Dengan demikian, HRD memiliki dasar yang kuat untuk mengambil keputusan terkait pengajuan cuti selanjutnya.
Dengan sistem presensi yang terintegrasi pada pengelolaan cuti, proses administrasi terkait cuti menjadi lebih efisien dan transparan. Karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti sesuai dengan sisa cuti yang mereka miliki. Sementara itu, HRD dapat dengan lebih akurat mengelola kehadiran dan ketersediaan karyawan dalam berbagai proyek atau tugas.
4. Membantu Pencatatan Administrasi Menjadi Lebih Rapi
Pentingnya dokumentasi atau database yang teratur dan rapi menjadi kunci dalam pengelolaan bisnis yang sukses. Dengan memiliki sistem pencatatan kehadiran atau presensi yang baik, HRD perusahaan dapat menjalankan berbagai tugas secara lebih efisien dan akurat.
Data presensi yang terdokumentasi dengan baik memungkinkan mereka untuk menghitung gaji karyawan dengan tepat, mengelola dan memberikan persetujuan cuti dengan mudah, menghitung bonus karyawan, dan berbagai tugas lainnya yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia.
5. Meminimalisir Risiko Kecurangan seperti Titip Absen
Tidak jarang kita mendengar tentang karyawan yang tidak jujur dengan memanipulasi data kehadiran mereka. “Titip absen” adalah salah satu praktik umum yang digunakan, yang mana seorang karyawan meminta rekan kerja yang hadir untuk mencatatkan presensi atas namanya, padahal dia sendiri sebenarnya tidak hadir.
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan atau organisasi bisnis perlu mengimplementasikan sistem presensi yang andal dan efisien. Dengan adanya sistem presensi yang baik, risiko kecurangan semacam itu dapat diminimalkan. Karyawan pun akan lebih mendorong diri mereka sendiri untuk lebih disiplin dalam menghadiri tugas-tugas mereka.
Jenis-Jenis Presensi
Pada dasarnya, ada beberapa jenis presensi yang umum digunakan oleh perusahaan. Jenis-jenis presensi tersebut, antara lain:
1. Sistem Presensi Fingerprint atau Sidik Jari
Sistem presensi menggunakan teknologi fingerprint telah menjadi salah satu solusi paling umum yang diterapkan oleh banyak perusahaan. Keunikan sistem ini terletak pada kemampuannya untuk mengidentifikasi individu berdasarkan sidik jari unik yang dimiliki setiap orang.
Prinsip kerjanya sederhana namun efektif. Setiap karyawan akan memiliki data sidik jari yang digunakan sebagai identifikasi dan verifikasi. Ketika mereka tiba di tempat kerja, mereka harus meletakkan jari mereka di perangkat fingerprint agar kehadiran mereka dapat tercatat.
Kelebihan sistem fingerprint terletak pada pencegahan kecurangan. Karyawan tidak dapat “menggantikan” kehadiran orang lain karena sidik jari sangat personal dan sulit untuk dipalsukan. Dengan begitu, kehadiran yang tercatat dalam sistem ini dapat diandalkan dan meminimalisir risiko kecurangan.
2. Sistem Kartu Magnetic Card
Magnetic card merupakan kartu yang memiliki bentuk mirip seperti kartu ATM, tetapi berfungsi sebagai kartu identitas karyawan.
Untuk menggunakannya, Anda hanya perlu mendekatkan kartu ke mesin scanner yang sudah disediakan. Dengan begitu, mesin akan secara otomatis mengidentifikasi kehadiran Anda pada hari itu. Sayangnya, meskipun metode ini terbilang praktis, namun juga memiliki beberapa kelemahan.
Salah satunya adalah kerentanannya terhadap rekayasa atau kecurangan. Seorang karyawan dapat saja memberikan kartu identitasnya kepada rekan kerja lain agar orang tersebut dapat “mewakili” kehadiran karyawan yang sebenarnya tidak hadir. Selain itu, risiko kehilangan kartu magnetik juga menjadi masalah tersendiri.
3. Sistem Password
Selanjutnya, perusahaan juga menerapkan sistem presensi dengan metode password. Dalam sistem ini, setiap karyawan diberikan password pribadi untuk mengisi daftar kehadiran mereka.
Meskipun berbeda dari sistem sebelumnya, metode password ini juga memiliki kerentanan yang perlu diwaspadai. Karyawan dapat dengan mudah “merekayasa” kehadiran mereka dengan memberikan password mereka kepada rekan kerja lain, sehingga rekan tersebut dapat mengisi daftar kehadiran atas nama karyawan yang sebenarnya tidak hadir.
Selain itu, kelemahan lain dari metode presensi berbasis password adalah kemungkinan bagi karyawan untuk lupa dengan passwordnya sendiri. Ini dapat menyebabkan kendala dan kerepotan saat mereka hendak mencatat kehadiran.
4. Sistem Presensi Online dan Presensi Digital
Salah satu inovasi yang semakin banyak digunakan oleh perusahaan adalah sistem presensi digital yang dianggap sangat praktis. Karyawan dapat dengan mudah mencatat kehadiran mereka melalui aplikasi presensi yang terhubung dengan jaringan internet.
Sistem presensi ini terintegrasi dengan perangkat karyawan, memungkinkan mereka untuk mengisi daftar hadir dengan efisien. Metode presensi digital juga biasanya terhubung dengan website, memungkinkan karyawan untuk melihat dan memverifikasi data kehadiran mereka di tabel digital, serta memberikan tanda kehadiran mereka.
Salah satu keuntungannya adalah perusahaan tidak perlu lagi mengelola infrastruktur perangkat keras khusus untuk menyimpan data kehadiran, karena semuanya terkelola secara digital melalui aplikasi dan platform yang sudah ada.
Dengan adanya sistem presensi digital, proses pencatatan kehadiran menjadi lebih efisien, terintegrasi, dan terkelola dengan baik, sehingga membantu perusahaan dalam mengoptimalkan produktivitas dan efektivitas manajemen SDM.
Baca juga: Sistem Absensi Digital VS Manual, Mana yang Harus Dipilih?
Memanfaatkan Appsensi sebagai Sistem Presensi di Perusahaan Anda
Jika Anda sedang mencari aplikasi terbaik untuk kebutuhan saat ini, maka Appsensi adalah rekomendasi yang tepat untuk Anda. Appsensi telah terbukti digunakan oleh berbagai industri dan bisnis, menawarkan beragam fitur menarik yang sangat berguna.
Semua fitur yang diperlukan sebagai aplikasi HRIS dapat ditemukan di Appsensi. Mulai dari pemantauan kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji dan tunjangan, semuanya telah tercakup dalam fitur-fitur Appsensi.
Absensi Online, Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, hingga pengajuan Cuti dan Lembur, serta perhitungan Pajak PPh21 terbaru dan klaim cuti atau reimburse, semuanya telah diintegrasikan dalam Appsensi.
Penasaran ingin mengetahui lebih lanjut tentang kemudahan-kemudahan yang ditawarkan oleh Appsensi? Silakan klik di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Appsensi.
