Pernahkah Anda bertanya-tanya hal pertama apa yang dilakukan oleh para karyawan ketika mereka pertama kali masuk ke kantor? Ya, hal pertama yang harus mereka lakukan adalah mengisi daftar hadir atau absensi, tidak peduli apapun itu media dan cara absensinya. Kehadiran setiap karyawan atau staff yang ada di kantor haruslah dicatat sebagai salah satu kebutuhan administrasi seperti penghitungan potongan gaji karyawan karena tidak hadir, menjamin kelancaran produksi dan masih banyak lagi yang lainnya. Ada banyak cara yang bisa digunakan sebagai metode absensi, seperti absensi karyawan manual serta absensi karyawan online.
Sekarang ini sistem absensi banyak yang sudah dilakukan secara online, namun jauh sebelum masa-masa online sudah berlaku sistem absensi manual. Selain kedua jenis absensi tersebut, masih Ada juga sistem absensi fingerprint yang dinilai begitu valid karena memang menggunakan sidik jari para karyawan yang berfungsi sebagai alat ketika melakukan proses absensi.
Namun disini tidak akan membahas sistem absensi online sebagaimana yang telah banyak digunakan di berbagai perusahaan, baik itu perusahaan nasional maupun internasional. Karena pada artikel ini akan dibahas tentang absensi karyawan yang dilakukan secara manual. Apa saja kelebihan serta kekurangan dari sistem absensi karyawan yang satu ini? Yuk, simak selengkapnya di bawah ini!Â
Baca juga: Melihat Sejarah Perkembangan Mesin Absensi Dari Dulu Hingga Sekarang
Pengertian absensi manual
Sistem absensi manual ini bahwasanya telah digunakan sejak awal adanya kegiatan industri yang membutuhkan banyak sekali karyawan. Pada awal mulanya, metode absensi online hanya menggunakan kertas atau daftar sederhana yang mencantumkan nama karyawan serta keterangan jam berapa karyawan tersebut melakukan absensi sebagaimana tanda masuk kantor secara harfiah.
Dahulu kala banyak yang menggunakan sistem absensi yang satu ini karena memang sudah terbukti secara ampuh untuk merekam data kehadiran para karyawan. Namun, agar cara yang satu ini bisa bekerja secara efisien maka absensi pun memang harus dilakukan secara fair dan konsisten. Caranya adalah dengan karyawan harus benar-benar sudah tiba di kantor beberapa saat sebelum Kantor memulai segala hiruk pikuk aktivitasnya. Dengan begini maka para karyawan bisa bekerja tepat waktu dan tidak akan mengganggu jam operasional kerja yang telah ditentukan oleh kantor. Ketika melakukan absensi manual pasti akan terjadi antrian karyawan, oleh sebab itu antrian sebisa mungkin harus dilakukan secara tertib dan juga efektif. Dengan demikian maka penumpukan karyawan bisa dihindari dan mereka pun bisa segera bekerja secara efisien.
Sebagai salah satu upaya serta bentuk pencegahan yang bisa dilakukan oleh kantor untuk meminimalisir hal-hal tersebut adalah membagi beberapa pos absensi bagi para karyawan. Hal ini bisa menghemat waktu yang digunakan untuk mengantri karena pos absensi yang ada jumlahnya terbatas. Hingga saat ini, metode absensi karyawan manual masih bisa dan efektif untuk diterapkan. Namun, tidak semua perusahaan atau kantor bisa efektif menggunakan metode absensi yang satu ini. Pada umumnya, metode absensi manual ini masih cocok untuk diterapkan pada perusahaan dengan skala kecil atau pads kantor tunggal dengan jumlah karyawan yang memang tidak begitu banyak.
Kelebihan absensi karyawan manual
Kelebihan pertama yang bisa didapatkan dari metode absensi manual ini adalah tidak dibutuhkannya pengeluaran yang berlebih terkait dengan teknologi absen. Hal ini karena metode absensi manual ini hanya membutuhkan tenaga sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Oleh karena itu, sistem absensi manual ini tidak membutuh dana lebih untuk membeli teknologi khusus seperti pembelian perangkat elektronik atau software tertentu.
selanjutnya yang bisa didapatkan dari metode absensi manual ini adalah penerapannya yang sederhana proses administrasi yang kecil. Hal ini karena umumnya perusahaan atau kantor yang menggunakan metode absensi online tidak memiliki karyawan yang terlalu banyak atau besar. Hal ini karena sistem absensi manual ini cenderung memiliki sistem administrasi sederhana dan simple karena setiap datanya akan terlihat pada kertas atau media yang lain yang digunakan oleh perusahaan.
Kelebihan lainnya adalah ketika Anda menggunakan absensi manual, Anda tidak perlu khawatir jika terjadi mati listrik karena sistem absensi manual ini sama sekali tidak bergantung pada adanya aliran listrik sebagaimana sistem absensi online yang bergantung pada aliran listrik. Jadi, ketika ada mati listrik di Kantor atau perusahaan Anda, Anda tidak perlu panik karena karyawan Anda tetap bisa melakukan absensi tanpa harus takut data-data nya hilang.
Kelebihan terakhir dari absensi manual yang bisa Anda dapatkan adalah sistem absensi manual ini bisa memberikan informasi real time. Hal ini karena karyawan akan melakukan absensi secara real time dimulai dari hari, tanggal, dan juga jam berapa karyawan tersebut melakukan absensi ketika akan masuk atau pulang kerja. Selain itu, informasi yang dimasukkan oleh karyawan tersebut sudah langsung tercetak di dalam kartu absensi yang mereka miliki.
Kekurangan absensi karyawan manual
Meskipun sudah digunakan sejak dahulu kala, absensi karyawan manual ini juga memiliki kekurangan. Kekurangan pertama yang bisa Anda dapatkan dari sistem absensi manual ini adalah boros kertas. Banyak orang tidak menyukai Hal ini karena absensi manual dinilai tidak ramah lingkungan karena terlalu banyak membutuhkan kertas yang digunakan sebagai kartu absensi karyawan. Hal ini tentu saja berbeda dengan sistem absensi online yang sudah tidak menggunakan kertas dan tentu saja juga lebih ramah lingkungan.
Kekurangan selanjutnya dari sistem absensi manual ini adalah kurang efisien dan juga kurang akurat. Hal ini karena data absensi diatur secara manual yang akhirnya menyebabkan data absensi karyawan menjadi tidak akurat. Hal ini bisa menjadi berbahaya ketika ada karyawan yang sengaja ingin memanipulasi data absensinya agar karyawan tersebut terlihat lebih disiplin. Selain itu, akan lebih berbahaya lagi jika ada karyawan yang berani titip absen pada temannya agar karyawan tersebut terlihat selalu masuk masuk kerja padahal kenyataanya tidak.
Kekurangan lainnya yang bisa didapatkan dari absensi karyawan manual adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengolah data absensi karyawan tersebut lebih lama. Bayangkan jika pihak HR harus mengelola data absensi karyawan yang banyak dalam waktu yang lama, tentu saja hal ini sangat merugikan perusahaan karena bisa dibilang pemborosan waktu. Seharusnya HR bisa memanfaatkan waktu yang ia miliki untuk hal lainnya, namun karena absensi masih dilakukan secara manual jadi ia harus mengalokasikan waktu yang lama untuk mengolah data absensi karyawan.
Baca juga: Aplikasi Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis, Lebih Akurat!
Lebih baik sistem absensi karyawan manual atau online?
Lantas, sebaiknya menggunakan sistem absensi karyawan secara manual atau online? Untuk menjawab hal tersebut tentu saja ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dengan matang terlebih dahulu. Diantaranya seperti besar atau kecilnya perusahaan atau kantor, jumlah karyawan, budget yang dimiliki oleh perusahaan dan lain-lain. Namun, apabila Anda ingin menggunakan sistem absensi yang lebih efisien dan juga hemat waktu maka sistem absensi online bisa Anda jadikan sebagai pilihan Anda.
Disamping itu, sekarang ini sudah banyak sekali sistem aplikasi absensi online yang menawarkan fitur-fitur menarik yang bisa menunjang kinerja karyawan Anda. Namun, Anda harus tetap waspada ketika memilih aplikasi absensi online karena tidak semua aplikasi menyediakan fitur yang sama. Jadi, Anda harus memilih aplikasi absensi online yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau kantor Anda.Â
Apabila Anda mencari aplikasi absensi online yang berkualitas dan terbukti bagus Anda bisa menjadikan Appsensi sebagai salah satu pilihan Anda. Hal ini karena aplikasi yang satu ini menyediakan beragam fitur utama yang menarik dan tentu saja berguna bagi kebutuhan absensi perusahaan. Beberapa fitur utama yang bisa Anda dapatkan dari aplikasi ini adalah face recognition, laporan kehadiran, koreksi kehadiran, manajemen cuti, laporan aktivitas dan masih banyak lagi fitur lainnya. Menariknya lagi, Appsensi ini sudah dilengkapi dengan fitur Geotagging dan Cloud yang bisa membuat aplikasi ini tidak mudah untuk dimanipulasi karena absensi akan dilakukan secara real time. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa aplikasi absensi online yang satu ini ini aman dari manipulasi dan juga kecurangan yang terkadang masih bisa dilakukan pada aplikasi absensi lain.
Lantas bagaimana menurut Anda? Lebih baik absensi karyawan online atau absensi karyawan manual?Apabila Anda ingin menggunakan aplikasi absensi yang satu ini atau sekedar ingin tahu lebih banyak tentang aplikasi ini maka Anda bisa langsung saja kunjungi website resmi Appsensi. Jika Anda memerlukan solusi untuk absensi dan kehadiran secara online dan mobile, gunakan Appsensi untuk kebutuhan bisnis serta perusahaan Anda. Isi form di sini untuk mendapatkan “TRIAL 30 HARI”:
