Perkembangan teknologi saat ini membawa kemudahan di semua aspek kehidupan, salah satunya dalam operasional bisnis. Selain aplikasi untuk mengelola manajemen perusahaan, aplikasi absensi berbasis online pun kian diminati, seperti absensi berbasis GPS.
Kehadiran aplikasi absensi semakin populer di tengah kebijakan Work From Home (WFH) selama masa pandemi COVID-19 maupun ketika kebutuhan antisipasi pada kondisi saat ini. Tanpa harus bertatap muka secara langsung, Anda bisa memonitor kehadiran karyawan secara akurat. Lalu, seperti apa sistemnya? Berikut ini serba-serbi absensi online yang akan membuat bisnis Anda makin lancar.
Jenis dan Perkembangan Absensi Karyawan Dari Masa ke Masa
Dari waktu ke waktu sistem absensi karyawan terus mengalami perubahan. Sebelum hadirnya aplikasi absensi berbasis online, ada beberapa jenis absensi yang diterapkan dalam perusahaan. Jika dibandingkan, sistem absensi berbasis online tentunya memiliki nilai plus.Â
1. Absensi Manual
Absensi manual masih menggunakan buku tulis atau buku absensi untuk mendata kehadiran karyawan. Secara anggaran, sistem absensi manual tidak membutuhkan banyak anggaran. Namun, sistem ini kurang efektif untuk diterapkan di zaman sekarang, terutama di perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Selain itu, absensi manual memungkinkan terjadinya kecurangan. Meski dinilai kurang efektif, sistem ini mungkin masih digunakan pada beberapa perusahaan tertentu.
2. Absensi Almano
Jenis absensi ini menggunakan kartu untuk mencatat kehadiran karyawan. Karyawan hanya perlu memasukkan kartu absensi ke dalam mesin absen. Secara otomatis, mesin absensi akan mencatat jam masuk dan jam pulang dari karyawan tersebut.
3. Fingerprint
Sebelum absensi berbasis GPS populer di kalangan pelaku bisnis, sistem fingerprint jadi pilihan alternatif untuk menghindari kecurangan presensi. Untuk mencatatkan kehadiran, karyawan harus menempelkan salah satu jarinya ke mesin fingerprint. Kecurangan absensi yang sering terjadi pun dapat diminalkan dengan penggunaan sistem ini, sebab data karyawan akan tercatat secara otomatis ke dalam sistem sehingga keterlambatan bisa lebih mudah terdeteksi.
Baca Juga: Cara Menggunakan Fingerprint Untuk Absensi
4. Absensi Berbasis Mobile
Jenis absensi yang terakhir adalah sistem absensi mobile. Karyawan hanya perlu mengakses aplikasi absensi melalui smartphone untuk mencatatkan kehadirannya. Sistem aplikasi berbasis online yang dilengkapi dengan face capture dan GPS tidak bisa diakali seperti sistem manual, sehingga data kehadiran karyawan pun jauh lebih akurat. Bahkan, ketika karyawan bekerja secara remote, mereka tak perlu ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absensi.
Berkat kemudahannya, banyak perusahaan yang menerapkan absensi berbasis online. Selain itu, keakuratan data yang diperoleh memudahkan HR dalam menilai kinerja karyawan dan menyusun rekapan gaji bulanan. Meskipun biayanya lebih besar daripada menggunakan sistem absensi manual, tapi sebanding dengan keuntungan yang akan Anda peroleh.
Baca juga: Melihat Sejarah Perkembangan Mesin Absensi Hingga Sekarang
Cara Kerja Aplikasi Absensi Online Berbasis Android
Cara kerja aplikasi absensi online Android berbasis mobile menawarkan berbagai kemudahan bagi karyawan maupun pemilik bisnis. Karyawan hanya perlu mengakses aplikasi absensi melalui smartphone mereka untuk mencatatkan kehadiran.
Dengan fitur face capture, karyawan hanya perlu menggunakan smartphone-nya untuk berfoto selfie. Nantinya, HR akan memverifikasi foto yang Anda kirimkan. HR hanya akan menyetujui foto yang sesuai dengan identitas karyawan.
Selain fitur face capture, beberapa aplikasi juga didukung dengan GPS sehingga data kehadiran karyawan jauh lebih akurat karena pihak kantor dapat memonitor keberadaan karyawan. Kedua fitur ini mampu mencegah kecurangan absen yang bisa merugikan pihak perusahaan maupun karyawan lain.
Manfaat dan Keuntungan Menggunakan Absensi Berbasis GPS
Jika dibandingkan dengan absensi konvensional, tentunya absensi berbasis online punya banyak keuntungan. Nah, berikut ini manfaat dan keuntungan yang akan Anda peroleh jika menerapkan sistem absensi berbasis GPS yang dapat diakses melalui smartphone.
1. Bisa Menghemat Anggaran Perusahaan
Sistem absensi berbasis online dapat diterapkan pada semua sektor usaha. Mulai dari instansi pemerintahan, ritel, kesehatan, dan lain sebagainya. Sistem kerjanya yang menggunakan smartphone dapat menghemat anggaran perusahaan, sebab Anda tak perlu membeli banyak mesin absen untuk mencatat kehadiran karyawan. Keuntungan yang satu ini semakin terasa jika Anda memiliki perusahaan dengan cabang di berbagai kota.
2. Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Keuntungan lain dari absensi berbasis online adalah lebih efisien dibanding sistem konvensional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tim HR hanya perlu memantau aplikasi absensi untuk memeriksa kehadiran karyawan. Bahkan, beberapa aplikasi absensi dilengkapi dengan fitur penggajian yang dibuat secara otomatis menggunakan data kehadiran karyawan.
3. Minim Kecurangan
Absensi berbasis GPS face capture dapat memverifikasi kehadiran karyawan di suatu tempat. Data yang masuk akan terenkripsi dan tersimpan ke dalam server aplikasi, sehingga tidak ada pihak mana pun yang bisa memanipulasi kehadiran karyawan. Bahkan, data karyawan yang mengajukan cuti pun dapat dipantau secara akurat tanpa adanya manipulasi.
4. Data yang Dihasilkan Lebih Akurat
Jika Anda menginginkan data dengan akurasi tinggi, maka beralih ke aplikasi absensi berbasis online adalah pilihan terbaik. Penggunaan aplikasi untuk absensi karyawan juga mengurangi kemungkinan human error yang bisa merugikan pihak perusahaan. Selain itu, data yang akurat memudahkan pekerjaan HRD dalam melaksanakan tugasnya.
5. Jam Kerja Karyawan Terpantau
Salah satu kendala yang dirasakan oleh tim HR ketika menerapkan kebijakan WFH adalah kesulitan memantau jam kerja karyawan. Hal ini juga berlaku pada karyawan yang bekerja secara remote. Namun, Anda tak perlu khawatir, sebab aplikasi absensi online memberikan kemudahan dalam memantau jam kerja karyawan yang berada di luar kantor.
Melalui aplikasi tersebut, Anda bisa memantau kapan karyawan menginput absensi, jam lembur, ketidakhadiran, hingga jam berapa karyawan selesai bekerja. Selain itu, dengan adanya fitur GPS memberikan kemudahan untuk mengecek lokasi karyawan. Biasanya fitur ini akan berfungsi secara otomatis ketika karyawan menekan tombol absensi.
6. Kemudahan dalam Manajemen Cuti Karyawan
Aplikasi absensi karyawan berbasis GPS juga memberikan kemudahan dalam manajemen cuti karyawan. Anda hanya perlu mengakses sistem untuk mengetahui sisa cuti yang dimiliki oleh karyawan. Selain memudahkan manajemen cuti untuk HR, fitur ini juga memberikan kemudahan bagi karyawan. Sebab karyawan bisa memperoleh informasi yang lebih akurat terkait cuti yang mereka miliki.
Baca juga: Segudang Keutungan menggunakan Face Recognition pada Absensi
Tips Memilih Aplikasi Absensi Online
Saat ini sudah banyak aplikasi absensi berbasis GPS yang dilengkapi dengan fitur canggih. Kendati demikian, bukan berarti Anda bisa memilih software dengan asal-asalan. Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal agar aplikasi yang dipilih bisa menjawab kebutuhan Anda. Berikut ini beberapa tips dalam memilih aplikasi absensi android yang perlu Anda ketahui.
1. Pilih yang User Friendly
Jika ingin menggunakan aplikasi absensi, maka Anda harus memilih software yang user friendly atau mudah digunakan oleh siapa pun, mengingat kemampuan dan umur karyawan berbeda-beda. Jangan sampai aplikasi yang Anda pakai justru membebankan karyawan karena sistemnya terlalu rumit.
2. Fitur Payroll untuk Meringankan Tugas HR
Payroll adalah salah satu fitur penting dalam software absensi online. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menghitung gaji secara otomatis. Fitur payroll membuat perhitungan gaji berdasarkan jumlah kehadiran, cuti, hingga lembur. Dengan adanya fitur tersebut, Anda tak perlu khawatir dengan adanya kekeliruan dalam menghitung gaji akibat human error.
3. Dilengkapi dengan Layanan Mandiri Karyawan
Aplikasi karyawan berbasis online juga harus dilengkapi dengan layanan mandiri karyawan. Layanan ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti melalui aplikasi. Akan lebih baik lagi jika aplikasi tersebut memiliki fitur cuti yang beragam.
Baca juga: 9 Keutungan absen dengan Selfie
Rekomendasi Software Absensi Berbasis GPS
Bagi Anda yang membutuhkan software absensi online, Anda bisa menggunakan Appsensi. Aplikasi ini memiliki user interface yang mudah digunakan dan memberikan data secara real-time. Data yang disajikan tidak hanya berkaitan dengan karyawan, tapi juga biaya pengeluaran perusahaan.
Selain itu, aplikasi ini didukung dengan fitur-fitur menarik yang memudahkan pengelolaan karyawan dalam perusahaan Anda. Fitur yang ditawarkan di antaranya adalah face recognition, laporan kehadiran, manajemen hari libur, pengajuan cuti, manajemen shifting, pengajuan klaim, denda keterlambatan, dan laporan aktivitas. Semuanya disajikan secara akurat dan real time karena aplikasi ini berbasis Geotagging dan Cloud.
Fitur yang ditawarkan aplikasi absensi berbasis GPS ini mampu menjamin keamanan dari software itu sendiri. Bahkan, data presensi yang telah diinput tidak dapat diubah karena sesuai dengan jam real time. Semua fitur yang ditawarkan cocok untuk manajemen karyawan selama WFH maupun karyawan yang bekerja secara remote. Tertarik untuk pelajari lebih lanjut dan mencoba gratis 30 hari bersama Appsensi? segera isi form dibawah ini:
